W związku ze zbliżającym się zakończeniem ostatniego etapu wdrażania Pracowniczych Planów Kapitałowych (PPK) w podmiotach zatrudniających, udostępniamy Państwu informację prawną systematyzującą założenia i obowiązki związane z wprowadzeniem PPK.
Jednocześnie przypominamy, że aktualnie, w ramach IV etapu wdrożenia, PPK powinny zostać wprowadzone przez podmioty zatrudniające na dzień 31 grudnia 2019 r. mniej niż 20 osób zatrudnionych oraz przez jednostki sektora finansów publicznych bez względu na stan zatrudnienia.
Wymienione podmioty powinny zawrzeć umowę o zarządzenie PPK w terminie do dnia 23 kwietnia 2021 r., a umowę o prowadzenie PPK w terminie do dnia 10 maja 2021 r.
Szczegóły dotyczące warunków i procesu wdrożenia PPK znajdą Państwo w informacji prawnej znajdującej się poniżej.
Informacja prawna dotycząca ustawy z dnia 4 października 2018 roku o Pracowniczych Planach Kapitałowych (Dz.U.2020.1342)
I. Przedmiot Informacji i podstawa prawna.
Przedmiotem niniejszej Informacji jest przypomnienie najważniejszych założeń ustawy z dnia 4 października 2018 r. Pracowniczych Planach Kapitałowych (dalej jako: ustawa o PPK), która weszła w życie z dniem 1 stycznia 2019 r. Ustawa określa zasady gromadzenia środków w PPK, zawierania umów o zarządzanie PPK i umów o prowadzenie PPK, finansowania i dokonywania wpłat do PPK oraz dokonywania wypłat transferowych, wypłat i zwrotu środków zgromadzonych w PPK.
II. Założenia PPK.
1. Cel wprowadzenia ustawy o Pracowniczych Planach Kapitałowych
Pracownicze Plany Kapitałowe tworzone są w celu systematycznego gromadzenia oszczędności przez uczestników PPK z przeznaczeniem na wypłatę po osiągnięciu przez nich 60 roku życia oraz na inne cele określone w ustawie. Środki gromadzone w PPK stanowią prywatną własność uczestnika PPK, z zastrzeżeniem przypadków przewidzianych w ustawie.
2. Podmioty, dla których tworzone są Pracownicze Plany Kapitałowe
Zgodnie z ustawą o PPK, osobami zatrudnionymi, dla których tworzy się Pracownicze Plany Kapitałowe są:
- pracownicy,
- osoby fizyczne wykonujące pracę nakładczą, które ukończyły 18. rok życia,
- członkowie rolniczych spółdzielni produkcyjnych lub spółdzielni kółek rolniczych,
- osoby fizyczne, które ukończyły 18. rok życia, wykonujące pracę na podstawie umowy agencyjnej lub umowy zlecenia albo innej umowy o świadczenie usług, do której stosuje się przepisy dotyczące zlecenia,
- członkowie rad nadzorczych wynagradzanych z tytułu pełnienia tych funkcji.
– podlegające obowiązkowo ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowym z tych tytułów w Rzeczypospolitej Polskiej, w rozumieniu ustawy z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (Dz.U. z 2017 r. poz. 1778, z późn. zm.);
3. Powszechność systemu Pracowniczych Planów Kapitałowych
Powszechność systemu PPK gwarantować ma nałożenie na podmioty obowiązku zawierania umowy o zarządzanie PPK, jeżeli zatrudniają co najmniej jedną osobę zatrudnioną. W rozumieniu ustawy o Pracowniczych Planach Kapitałowych, przez ,,podmiot zatrudniający” należy rozumieć:
- pracodawcę,
- nakładcę,
- rolnicze spółdzielnie produkcyjne lub spółdzielnie kółek rolniczych,
- zleceniodawcę,
- podmiot, w którym działa rada nadzorcza w stosunku do członków rad nadzorczych wynagradzanych z tytułu pełnienia tych funkcji.
4. Podmioty zatrudniające zwolnione z obowiązku wprowadzania PPK
Od zasady powszechności pracowniczych planów kapitałowych ustawodawca przewidział wyjątki.
Nie ma obowiązku wprowadzania PPK osoba fizyczna, która zatrudnia – w zakresie niezwiązanym z jej działalnością gospodarczą inną osobę fizyczną, również w zakresie niezwiązanym z jej działalnością gospodarczą (np. nie mają takiego obowiązku osoby zatrudniające opiekunkę dla dziecka lub pomoc domową).
Podobnie, nie ma obowiązku wprowadzania PPK mikroprzedsiębiorca w przypadku gdy wszystkie zatrudnione u niego osoby złożą oświadczenie o rezygnacji z dokonywania wpłat do PPK.
Zgodnie z definicją zawartą w Prawie przedsiębiorców mikroprzedsiębiorca to: przedsiębiorca, który w co najmniej jednym roku z dwóch ostatnich lat obrotowych spełniał łącznie następujące warunki:
- zatrudniał średniorocznie mniej niż 10 pracowników, oraz
- osiągnął roczny obrót netto ze sprzedaży towarów, wyrobów i usług oraz z operacji finansowych nieprzekraczający równowartości w złotych 2 milionów euro, lub sumy aktywów jego bilansu sporządzonego na koniec jednego z tych lat nie przekroczyły równowartości w złotych 2 milionów euro.
W kalkulacji średniorocznego zatrudnienia nie uwzględnia się:
- pracowników przebywających na urlopach macierzyńskich,
- pracowników przebywających na urlopach na warunkach urlopu macierzyńskiego,
- pracowników przebywających na urlopach ojcowskich,
- pracowników przebywających na urlopach rodzicielskich,
- pracowników przebywających na urlopach wychowawczych,
- pracowników zatrudnionych w celu przygotowania zawodowego.
Jednocześnie, oświadczenie o rezygnacji z dokonywania wpłat do PPK powinno być złożone przez wszystkie osoby zatrudnione w rozumieniu pkt 2 powyżej, a więc nie tylko pracowników, ale również osoby wykonujące pracę na podstawie umowy zlecenia.
5. Terminy na zawarcie umowy o zarządzanie Pracowniczymi Planami Kapitałowymi oraz umowy o prowadzenie Pracowniczych Planów Kapitałowych
Obowiązek zawierania umów o zarządzanie PPK oraz umów o prowadzenie PPK jest wprowadzany stopniowo – w IV etapach.
Obowiązek zawierania umów o zarządzanie PPK oraz umów o prowadzenie PPK w ramach I etapu dotyczył podmiotów, które zatrudniają co najmniej 250 osób zatrudnionych według stanu na dzień 31 grudnia 2018 r. – u tych podmiotów obowiązek zawarcia umowy o zarządzanie PPK powinien zostać zrealizowany do dnia 25 października 2019r, a obowiązek zawarcia umowy o prowadzenie PPK do dnia 12 listopada 2019 r.
W ramach II i III etapu tj. w przypadku podmiotów zatrudniających co najmniej 50 osób według stanu na dzień 30 czerwca 2019 r. oraz zatrudniających co najmniej 20 osób według stanu na dzień 31 grudnia 2019 r. obowiązek zawarcia umowy o zarządzanie PPK powinien być zrealizowany do dnia 27 października 2020 r., a obowiązek zawarcia umowy o prowadzenie PPK do dnia 10 listopada 2020 r.
Aktualnie, w ramach IV etapu, PPK powinny zostać wprowadzone przez pozostałe podmioty zatrudniające, a więc podmioty zatrudniające na dzień 31 grudnia 2019 r. mniej niż 20 osób zatrudnionych oraz przez jednostki sektora finansów publicznych bez względu na stan zatrudnienia.
Podmioty spoza sektora publicznego, zatrudniające mniej niż 20 osób zatrudnionych, powinny zawrzeć umowę o zarządzenie PPK w terminie do dnia 23 kwietnia 2021 r., a umowę o prowadzenie PPK w terminie do dnia 10 maja 2021 r.
6. Tryb wprowadzania Pracowniczych Planów Kapitałowych
Podmiot wprowadzający PPK powinien w pierwszej kolejności podjąć przygotowanie do wdrożenia PPK , w ramach którego konieczne jest:
- ustalenie osób odpowiedzialnych za wdrożenie i obsługę PPK,
- ustalenie budżetu finansowego potrzebnego na prowadzenie programu PPK,
- przygotowanie wstępnej listy osób zatrudnionych, dla których powinno się zawrzeć umowę o prowadzenie PPK,
- opracowanie trybu wyboru reprezentacji osób zatrudnionych, z którą podmiot wprowadzający PPK dokona na podstawie porozumienia wyboru instytucji finansowej, zarządzającej środkami gromadzonymi w PPK,
- zapoznanie się z informacjami dotyczącymi wprowadzania i prowadzenie PPK.
Podmiot zatrudniający, w porozumieniu z zakładową organizacją związkową lub w przypadku jej braku, w porozumieniu z wyłonioną reprezentacją pracowników, wybiera instytucję finansową, z którą zostanie zawarta umowa o zarządzanie PPK.
W ramach kolejnego kroku konieczne jest zawarcie umowy zarządzenie PPK i umowy o prowadzenie PPK. Następnie, powinno nastąpić zapisywanie osób zatrudnionych do PPK, a w ramach kolejnego etapu powinno nastąpić przekazywanie wpłat do PPK.
Do obowiązków podmiotu zatrudniającego w ramach ostatniego etapu należy prowadzenie dokumentacji PPK.
7. Umowa o zarządzanie Pracowniczymi Planami Kapitałowymi
Umowa o zarządzanie PPK jest zawierana przez podmiot zatrudniający z instytucją finansową w postaci elektronicznej pozwalającej na utrwalenie jej treści na trwałym nośniku.
Polski Fundusz Rozwoju dokonuje weryfikacji, które podmioty podpisały umowy. W razie ustalenia, że podmiot zatrudniający nie dopełnił obowiązku zawarcia umowy o zarządzanie PPK w ustawowym terminie, PFR wezwie ten podmiot – w formie pisemnej – do zawarcia, w ciągu 30 dni od dnia otrzymania wezwania, umowy o zarządzanie PPK albo do przekazania do PFR informacji o zawarciu umowy o zarządzanie PPK z inną instytucją finansową.
30 – dniowy termin od otrzymania wezwania PFR nie stanowi natomiast przedłużenia terminu ustawowego na zawarcie umowy.
Niedopełnienie obowiązku zawarcia umowy o zarządzanie PPK w przewidzianym przepisami terminie skutkować może nałożeniem na podmiot zatrudniający kary grzywny w wysokości 1,5% funduszu wynagrodzeń u danego podmiotu zatrudniającego w roku obrotowym poprzedzającym niedopełnienia tego obowiązku.
8. Umowa o prowadzenie Pracowniczych Planów Kapitałowych
Zawarcie umowy o prowadzenie PPK jest kolejnym krokiem po zawarciu umowy o zarządzanie PPK. Podmiot zatrudniający zawiera umowę o prowadzenie PPK z instytucją finansową, z którą została zawarta umowa o zarządzanie PPK. Umowa o prowadzenie jest zawierana w imieniu i na rzecz konkretnej osoby zatrudnionej po upływie trzeciego miesiąca zatrudnienia w danym podmiocie zatrudniającym, przy czym nie później niż do 10 dnia następującego po miesiącu, w którym upłynął termin 3 miesięcy zatrudnienia.
Podmiot zatrudniający nie zawiera umowy o prowadzenie PPK w imieniu i na rzecz osoby zatrudnionej, która najpóźniej w pierwszym dniu zatrudnienia ukończyła 70 rok życia. Umowę o prowadzenie PPK w stosunku do osoby zatrudnionej, która ukończyła 55 rok życia i nie ukończyła 70 roku życia, zawiera się na jej wniosek. Podmiot zatrudniający jest zobowiązany do poinformowania takiej osoby o możliwości złożenia wniosku.
Podmiot zatrudniający może nie zawierać umowy o prowadzenie PPK w imieniu i na rzecz konkretnej osoby zatrudnionej, gdy osoba ta przed upływem ww. wskazanego terminu złoży pisemną deklarację o niedokonywaniu wpłat do PPK, albo przestanie być w stosunku do danego podmiotu zatrudniającego osobą zatrudnioną.
Co do zasady, uczestnictwo w PPK dla osób zatrudnionych jest dobrowolne. Uczestnik PPK może zrezygnować z dokonywania wpłat do PPK na podstawie deklaracji złożonej podmiotowi zatrudniającemu w formie pisemnej. Deklaracja zawiera dane dotyczące podmiotu zatrudniającego i uczestnika PPK oraz oświadczenie uczestnika PPK o posiadaniu przez niego wiedzy o konsekwencjach jej złożenia. Rezygnacja z dokonywania wpłat do PPK nie wymaga zmiany umowy o prowadzenie PPK.
W przypadku niedopełnienia obowiązku zawarcia w imieniu na rzecz osoby zatrudnionej umowy o prowadzenie PPK w przewidzianym terminie, podmiot zatrudniający podlega karze grzywny od 1000 zł do 1 000 000 zł.
9. Wpłaty dokonywane do Pracowniczych Planów Kapitałowych
Zgodnie z treścią art. 25 ust. 1 ustawy o Pracowniczych planach kapitałowych, podmiot zatrudniający i uczestnik PPK finansują wpłaty podstawowe z własnych środków. Podmiot zatrudniający i uczestnik PPK mogą zadeklarować finansowanie wpłat dodatkowych. Wysokość wpłat podstawowych i wpłat dodatkowych określa się procentowo od wynagrodzenia uczestnika PPK.
Wpłata podstawowa finansowana przez podmiot zatrudniający wynosi 1.5% wynagrodzenia. Podmiot zatrudniający może zadeklarować w umowie o zarządzanie PPK dokonywanie wpłaty dodatkowej w wysokości do 2.5% wynagrodzenia. Wpłata dodatkowa, o której mowa powyżej, może być różnicowana ze względu na długość okresu zatrudnienia w podmiocie zatrudniającym albo na podstawie postanowień regulaminu wynagrodzeń lub układu zbiorowego pracy obowiązujących w podmiocie zatrudniającym. Podmiot zatrudniający może zmienić wysokość wpłaty dodatkowej lub zrezygnować z jej dokonywania w formie zmiany umowy o zarządzanie PPK. Zmieniona wysokość wpłaty dodatkowej obowiązuje od miesiąca następującego po miesiącu, w którym została dokonana zmiana. Wpłaty finansowane przez podmiot zatrudniający nie są wliczane do wynagrodzenia stanowiącego podstawę ustalenia wysokości obowiązkowych składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe.
Wpłata podstawowa finansowana przez uczestnika PPK wynosi 2% wynagrodzenia. Może ona jednakże wynosić mniej niż 2% wynagrodzenia (ale nie mniej niż 0.5%), jeżeli wynagrodzenie uczestnika PKK osiągane z różnych źródeł w danym miesiącu nie przekracza kwoty odpowiadającej 1.2-krotności minimalnego wynagrodzenia za pracę. Uczestnik PKK może ponadto zadeklarować wpłatę dodatkową w wysokości do 2% wynagrodzenia.
Wpłat dokonuje się, począwszy od miesiąca następującego po miesiącu, w którym powstał stosunek prawny wynikający z umowy o prowadzenie PPK. Podmiot zatrudniający jest obowiązany do obliczenia i dokonania wpłat do wybranej instytucji finansowej finansowanych przez ten podmiot oraz do obliczenia, pobrania od uczestnika PPK i dokonania wpłat do wybranej instytucji finansowej wpłat finansowanych przez uczestnika PPK.
Autorzy: adwokat Michał Sobczyński – Partner Zarządzający, Katarzyna Gohling – adwokat, Izabela Rybska – radca prawny