Informator dla pracodawców w związku z organizacją pracy w warunkach rozprzestrzeniania się koronawirusa (SARS-CoV-2)

Podstawy prawne

• Kodeks pracy;
• Ustawa z dnia 2 marca 2020 r. o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych.

Cel opracowania

Celem niniejszego opracowania jest przekazanie Państwu informacji dotyczących narzędzi, dostępnych na podstawie obowiązujących przepisów, które mogą wpłynąć na lepszą organizację pracy w zmienionych warunkach wywołanych rozprzestrzenianiem się koronawirusa (SARS-CoV-2), a także pomóc zniwelować niekorzystne dla Państwa skutki wynikające z prowadzenia działalności gospodarczej w obecnej sytuacji kryzysowej.

Narzędzia przysługujące Pracodawcy

• Praca zdalna

W celu przeciwdziałania COVID-19 Pracodawca może polecić Pracownikowi wykonywanie, przez czas oznaczony, pracy określonej w umowie o pracę, poza miejscem jej stałego wykonywania (praca zdalna). Powyższe stanowi uprawnienie Pracodawcy w stosunku do Pracowników. Jednocześnie Pracownicy nie są uprawnieni do samodzielnego podjęcia decyzji o wykonywaniu pracy w formie zdalnej (choć mogą wnioskować do Pracodawcy o wykonywanie pracy w tej formie; ostateczną decyzję podejmuje Pracodawca).

Warunki świadczenia pracy zdalnej powinny zostać indywidualnie uzgodnione z Pracownikiem (przy czym wynagrodzenie Pracownika nie może ulec zmianie).

Warunki świadczenia pracy zdalnej nie mogą naruszać powszechnie obowiązujących przepisów prawa pracy, np. norm czasu pracy. 

Pomimo tego, że praca zdalna, czy też telepraca co do zasady wymaga zgodnego oświadczenia woli stron, Pracownika i Pracodawcy – na podstawie ww. ustawy, polecenie takie wydane jednostronnie przez Pracodawcę będzie dla Pracownika wiążące. Obowiązkiem Pracownika jest zastosowanie się do polecenia Pracodawcy (jest to polecenie dotyczące pracy, które jest zgodne z przepisami prawa i umową o pracę). Odmowa wykonania polecenia Pracodawcy może skutkować nałożeniem na Pracownika kary porządkowej.

Pracodawca nie ma obowiązku dodatkowego uzasadniania polecenia wykonywania przez Pracownika pracy w formie zdalnej.

Ustawodawca nie określa przez jaki czas oznaczony może mieć miejsce praca zdalna.

• Porozumienie o zawieszeniu stosowania w całości lub w części przepisów prawa pracy, określających prawa i obowiązki stron stosunku pracy

Jeżeli jest to uzasadnione sytuacją finansową Pracodawcy, może być zawarte porozumienie o zawieszeniu stosowania w całości lub w części przepisów prawa pracy, określających prawa i obowiązki stron umowy o pracę.

Podstawą zawarcia takiego porozumienia jest sytuacja finansowa Pracodawcy, a konkretnie jej pogorszenie.

Należy pamiętać, że zawieszeniu przepisów prawa pracy nie mogą ulec przepisy Kodeksu pracy, a także inne przepisy rangi ustawowej.

Możliwość taka dotyczy jedynie aktów wewnątrzzakładowego prawa pracy, tzn. regulaminów (pracy, wynagradzania, ZFŚS) oraz zakładowych porozumień i układów zbiorowych pracy, a także statutów określających prawa i obowiązki Pracodawcy i Pracowników.

Np. Pracodawca znajdujący się w trudnej sytuacji finan­sowej może zawiesić postanowienia regulami­nu wynagradzania, które przewidują bardziej korzystne rozwiązania dla Pracowników niż te, które wynikają z przepisów, np. w zakre­sie prawa do nagród czy premii.

Możliwe jest również zawieszenie regulaminu ZFŚS, z tym zastrzeżeniem, że zawieszenie nie daje prawa Pracodawcy do zaprzestania przekazywania odpisów na fundusz, gdyż ten obowiązek wynika z ustawy o ZFŚS. W takim przypadku możliwa byłaby całkowita rezygnacja z funduszu, co jest moż­liwe również w trakcie roku.

Porozumienie o zawieszeniu przepisów prawa pracy zawiera Pracodawca i reprezentująca Pracowników organizacja związkowa, a jeżeli u Pracodawcy nie działa organizacja związkowa, porozumienie zawiera Pracodawca i przedstawicielstwo Pracowników wyłonione w trybie przyjętym u tego Pracodawcy. Z reguły będą to wybory zorganizowane w zakładzie pracy.

Co istotne, zawieszonych przepisów nie stosuje się z mocy prawa, bez potrzeby składania Pracownikom dodatkowych wypowiedzeń zmieniających warunki pracy i płacy oraz bez potrzeby zawierania z poszczególnymi pracownikami porozumień zmieniających do umów o pracę.

Przepisy nie regulują szczegółowej treści porozumienia, jednak przyjmuje się, że należy w nim konkretnie wskazać, które obowiązujące u Pracodawcy przepisy prawa pracy wynikające np. z regulaminów, podlegają zawieszeniu i w jakim zakresie.

Zawieszenie stosowania przepisów prawa pracy nie może trwać dłużej niż przez okres 3 lat.

Porozumieniem o zawieszeniu zawartym u Pracodawcy użytkownika nie mogą zostać objęci Pracownicy tymczasowi, a u wszystkich Pracodawców, osoby świadczące pracę na podstawie umów cywilnoprawnych.

Porozumienie należy przekazaćwłaściwemu okręgowemu inspektorowi pracy. Przyjmuje się, że przekazanie powinno nastąpić niezwłocznie, a zatem najszybciej jak to możliwe w ramach normalnej działalności.

Ponadto  Pracodawca jest obowiązany zawiadomić Pracowników o tym porozumieniu np. za pośrednictwem służbowej poczty elektronicznej.

• Porozumienie o stosowaniu mniej korzystnych warunków zatrudnienia Pracowników niż wynikające z umów o pracę zawartych z tymi Pracownikami

Jeżeli jest to uzasadnione sytuacją finansową Pracodawcy, może on rozważyć zawarcie
z Pracownikami porozumienia o stosowaniu mniej korzystnych warunków zatrudnienia niż wynikające z umów o pracę zawartych z tymi Pracownikami, w zakresie i przez czas
w tym porozumieniu ustalony, nie dłuższy jednak niż 3 lata (art. 23^1a Kodeksu pracy).

Uprawnienie do zawarcia ww. porozumienia odnosi się do:

1. Pracodawców nieobjętych układem zbiorowym pracy, u których stosunki pracy określone są tylko umową o pracę lub także regulaminem, statutem, ewentualnie porozumieniem zbiorowym (niezależnie od liczby Pracowników);
2. Pracodawców, u których obowiązuje układ zbiorowy pracy, ale tylko wtedy,
   gdy zatrudniają mniej niż 20 Pracowników.

Należy jednak zauważyć, że porozumienie może być zawarte wyłącznie w przypadku,
gdy jest to uzasadnione sytuacją finansową Pracodawcy, a konkretnie jej pogorszeniem. Warto dodać, że z punktu widzenia regulacji określonej w art. 23^1a Kodeksu pracy, nie mają znaczenia przyczyny pogorszenia sytuacji finansowej Pracodawcy.

Porozumienie nie wymaga zgody poszczególnych Pracowników, gdyż zawierane jest przez Pracodawcę z organizacją związkową reprezentującą Pracowników, a w przypadku gdy
u Pracodawcy taka organizacja nie działa, przez Pracodawcę i przedstawicieli Pracowników wybranych w trybie przewidzianym u Pracodawcy.

Celem zawieranych porozumień jest zawieszenie w całości lub części postanowień umownych w zakresie warunków zatrudnienia Pracowników (w zakresie pracy i wynagradzania), z uwagi na złą sytuację finansową Pracodawcy, bez konieczności dokonywania wypowiedzeń zmieniających, jak również bez konieczności prowadzenia indywidualnych rozmów z Pracownikami w celu zawarcia porozumień dotyczących zmiany warunków zatrudnienia.

Zawarte porozumienie musi zostać przekazane przez Pracodawcę właściwemu okręgowemu inspektorowi Państwowej Inspekcji Pracy.

• Przestój

W sytuacji konieczności zamknięcia zakładu pracy przez Pracodawcę lub jego części, Pracodawca może zarządzić czasowy przestój i wstrzymanie produkcji.

W tym zakresie zasadne jest wprowadzenie u Pracodawcy zarządzenia w tym zakresie.

W takiej sytuacji zastosowanie znajdzie art. 81 kodeksu pracy regulujący zasady przestoju u Pracodawcy i związany z tym obowiązek wypłaty Pracownikom wynagrodzenia. Jeżeli przestój powstał z przyczyn niezawinionych przez Pracownika – co ma miejsce w przypadku gdy zakład pracy jest zamykany z powodu koronawirusa – Pracownikowi przysługuje wynagrodzenie w wysokości wynikającej z osobistego zaszeregowania Pracownika, określonego stawką godzinową lub miesięczną (czyli co do zasady będzie to wynagrodzenie zasadnicze określone w umowie o pracę w wymiarze 100%), a jeżeli składnik wynagrodzenia nie został wyodrębniony przy określaniu warunków wynagrodzenia (w sytuacji gdy Pracownik np. otrzymuje wynagrodzenie akordowe lub prowizyjne) – Pracownikowi przysługuje 60% wynagrodzenia.

Przy czym wynagrodzenie nie może być niższe od minimalnego wynagrodzenia za pracę – obecnie jest to 2600 zł brutto miesięcznie.

Niezależnie od powyższego, w związku z przestojem Pracownikowi może być powierzona inna, odpowiednia praca, a jeżeli to możliwe Pracownikowi można polecić wykonywanie pracy zdalnej.

• Skierowanie na zaległy urlop wypoczynkowy

Zasadniczo samodzielne udzielenie przez Pracodawcę urlopu zaległego, wbrew woli Pracownika, poza przypadkiem udzielenia urlopu Pracownikowi w okresie wypowiedzenia umowy o pracę, wkracza w sferę uprawnień pracowniczych i jest prawnie niedopuszczalne. Pracodawca nie może jednostronne wyznaczyć Pracownikowi terminu tego urlopu – może zobowiązać pracownika do wskazania terminów korzystania z zaległego urlopu w wyznaczonym przepisami okresie, czyli do 30 września następnego roku kalendarzowego.

Tym niemniej obecna sytuacja, tj. zagrożenie koronawirusem, zgodnie z informacją Ministerstwa Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej, uzasadnia uprawnienie Pracodawcy do udzielenia Pracownikowi zaległego urlopu w terminie wskazanym przez Pracodawcę, tj. w okresie zagrożenia koronawirusem. Trzeba zaznaczyć, że uprawnienie to nie wynika jednak z obowiązujących na ten moment przepisów, co nie oznacza, że zaprezentowane podane powyżej stanowisko Ministerstwa nie może stanowić argumentu w trakcie ustaleń z Pracownikami dotyczącymi wykorzystania przez nich zaległych urlopów.   

• Odmowa dopuszczenia do pracy

Każdy Pracodawca ma świadomość braku możliwości dopuszczenia do pracy Pracownika bez aktualnego orzeczenia lekarskiego stwierdzającego brak przeciwwskazań do pracy na określonym stanowisku. Natomiast przepisy nie przewidują sytuacji, w której Pracodawca miałby uprawnienie, czy obowiązek niedopuszczenia do pracy chorego Pracownika, który jednocześnie posiada ważne badania lekarskie. Takiej możliwości nie stwarza również obowiązek Pracownika poddania się kontrolnym badaniom lekarskim, którym podlega Pracownik w przypadku niezdolności do pracy trwającej dłużej niż 30 dni, spowodowanej chorobą.

Powyższe może stwarzać wątpliwości w związku z obowiązkiem Pracodawcy ochrony zdrowia i życia Pracowników poprzez zapewnienie bezpiecznych i higienicznych warunków pracy. Zatem, ewentualną odmowę dopuszczenia do pracy Pracownika, którego stan zdrowia budzi wątpliwości Pracodawcy, należy rozpatrywać w kontekście konieczności zapewnienia przez Pracodawcę bezpiecznych higienicznych warunków pracy pozostałym Pracownikom. W takiej sytuacji najlepszym rozwiązaniem byłoby skierowanie Pracownika do wykonywania pracy w systemie zdalnym. W przypadku braku takiej możliwości, np. z związku z charakterem pracy wykonywanej przez Pracownika, koniecznym byłoby jak najszybsze potwierdzenie stanu zdrowia Pracownika, tj. istnienie choroby, przez lekarza.

Powyższe rozwiązanie nie jest pozbawione ryzyka po stronie Pracodawcy. Bowiem Pracownik mógłby uznać odmowę dopuszczenia go do pracy za przejaw dyskryminacji ze strony Pracodawcy. Zatem każdą sytuację, w której Pracodawca nabierze wątpliwości co do stanu zdrowia Pracownika, winien indywidualnie rozpatrywać.

• Zwolnienie z obowiązku świadczenia pracy

W związku z wypowiedzeniem umowy o pracę Pracodawca może zwolnić Pracownika z obowiązku świadczenia pracy do upływu okresu wypowiedzenia. W okresie tego zwolnienia Pracownik zachowuje prawo do wynagrodzenia. Ponadto, Pracownik może zostać zwolniony z obowiązku wykonywania pracy tylko przez część okresu wypowiedzenia lub w odniesieniu tylko do niektórych obowiązków. Pracodawca może zmienić to polecenie i zażądać powrotu Pracownika do pracy.

W każdym innym przypadku, czyli kiedy nie następuje wypowiedzenie umowy o pracę, Pracodawca może zwolnić Pracownika z obowiązku świadczenia pracy za jego zgodną, tj. za porozumieniem zawartym pomiędzy Pracownikiem a Pracodawcą. Również w tym wypadku Pracownik zachowuje prawo do wynagrodzenia.

Uwaga

Niniejszy Informator opisuje narzędzia przysługujące Pracodawcy zgodnie z przepisami obowiązującymi na dzień 23 marca 2020 r. i nie uwzględniają ewentualnych zmian legislacyjnych, które z uwagi na dynamiczną sytuację mogą zostać wprowadzone przez władze państwowe.