Nowelizacja Kodeksu pracy ogłoszona w Dzienniku Ustaw

W Dzienniku Ustaw opublikowano ustawę o zmianie przepisów Kodeksu pracy oraz niektórych innych ustaw, która wprowadza do polskiego porządku prawnego rozwiązania wynikające z dwóch dyrektyw unijnych:

• Dyrektywy w sprawie przejrzystych i przewidywalnych warunków pracy oraz
• Dyrektywy w sprawie równowagi między życiem zawodowym a prywatnym rodziców i opiekunów (tzw. Dyrektywa „Work and life balance”).

Nowe przepisy wchodzą w życie z dniem 26 kwietnia 2023 roku i wprowadzają szereg bardzo istotnych zmian, do których każdy pracodawca powinien się przygotować.

Wdrożenie dyrektyw unijnych ma na celu zapewnienie pracownikom bardziej przewidywalnych i przejrzystych warunków pracy oraz zmierza do ułatwienia pracownikom łączenia życia zawodowego i rodzinnego.  

Poniżej przedstawiamy syntetyczne ujęcie najbardziej istotnych zmian.

Najistotniejsze zmiany w związku z wdrożeniem Dyrektywy w sprawie przejrzystych i przewidywalnych warunków pracy

Zmiany w treści umowy o pracę i informacji o warunkach zatrudnienia

Zgodnie z nowymi przepisami umowa o pracę powinna określać oprócz dotychczasowych podstawowych elementów takich jak np. strony umowy, rodzaj umowy, datę jej zawarcia oraz warunki jej pracy i płacy, także nowe informacje takie jak:

• adres siedziby pracodawcy, a w przypadku pracodawcy będącego osobą fizyczną nieposiadającego siedziby – adres zamieszkania;
• w przypadku umowy na okres próbny:
  • czas jej trwania lub dzień jej zakończenia oraz, gdy strony tak uzgodnią, postanowienie o przedłużeniu umowy o czas urlopu, a także o czas innej usprawiedliwionej nieobecności pracownika w pracy, jeżeli wystąpią takie okoliczności;
  • okres, na jaki strony mają zamiar zawrzeć umowę o pracę na czas określony;
• w przypadku umowy o pracę na czas określony – czas jej trwania lub dzień jej zakończenia.

Zmianie ulega także treść pisemnej informacji o warunkach zatrudnienia przekazywanej pracownikowi nie później niż w terminie 7 dni od dnia zawarcia umowy o pracę, która według nowych przepisów powinna zawierać dane o:

• obowiązującej pracownika dobowej i tygodniowej normie czasu pracy;
• obowiązującym pracownika dobowym i tygodniowym wymiarze czasu pracy;
• przysługujących pracownikowi przerwach w pracy;
• przysługującym pracownikowi dobowym i tygodniowym odpoczynku;
• zasadach dotyczących pracy w godzinach nadliczbowych i rekompensaty za nią;
• w przypadku pracy zmianowej – zasadach dotyczących przechodzenia ze zmiany na zmianę;
• w przypadku kilku miejsc wykonywania pracy – zasadach dotyczących przemieszczania się między miejscami wykonywania pracy;
• przysługujących pracownikowi składnikach wynagrodzenia innych niż uzgodnione w umowie o pracę oraz świadczeniach pieniężnych lub rzeczowych;
• wymiarze przysługującego pracownikowi płatnego urlopu, w szczególności urlopu wypoczynkowego lub, jeżeli nie jest możliwe jego określenie w dacie przekazywania pracownikowi informacji, o zasadach jego ustalania i przyznawania;
• obowiązujących zasadach rozwiązania stosunku pracy, w tym o wymogach formalnych, długości okresów wypowiedzenia oraz terminie odwołania się do sądu pracy lub, jeżeli nie jest możliwe określenie długości okresów wypowiedzenia w dacie przekazywania pracownikowi tej informacji, sposobie ustalania takich okresów wypowiedzenia;
• prawie pracownika do szkoleń, jeżeli pracodawca je zapewnia, w szczególności o ogólnych zasadach polityki szkoleniowej pracodawcy;
• układzie zbiorowym pracy lub innym porozumieniu zbiorowym, którym pracownik jest objęty, a w przypadku zawarcia porozumienia zbiorowego poza zakładem pracy przez wspólne organy lub instytucje – nazwie takich organów lub instytucji;
• w przypadku gdy pracodawca nie ustalił regulaminu pracy – terminie, miejscu, czasie i częstotliwości wypłacania wynagrodzenia za pracę, porze nocnej oraz przyjętym u danego pracodawcy sposobie potwierdzania przez pracowników przybycia i obecności w pracy oraz usprawiedliwiania nieobecności w pracy.

Oznacza to konieczność przygotowania przez pracodawców zmian do stosowanych wzorów umów o pracę i pisemnych informacji o warunkach zatrudnienia. Należy także pamiętać, że pracodawca zobowiązany jest poinformować pracownika o zmianie jego warunków zatrudnienia, nie później niż w dniu, w którym taka zmiana ma zastosowanie do pracownika.

Nowe obowiązki informacyjne pracodawcy

Zgodnie z nowymi przepisami pracodawca zobowiązany jest poinformować pracownika w postaci papierowej lub elektronicznej o:

• zmianie adresu swojej siedziby, a w przypadku pracodawcy będącego osobą fizyczną nieposiadającego siedziby – o zmianie adresu zamieszkania, nie później niż w terminie 7 dni od dnia zmiany adresu;

• nazwie instytucji zabezpieczenia społecznego, do których wpływają składki na ubezpieczenia społeczne związane ze stosunkiem pracy oraz informacje na temat ochrony związanej z zabezpieczeniem społecznym, zapewnianej przez pracodawcę, nie później niż w terminie 30 dni od dnia dopuszczenia pracownika do pracy; nie dotyczy to przypadku, w którym pracownik dokonuje wyboru instytucji zabezpieczenia społecznego.

Zmiany dotyczące umów o pracę na okres próbny

Czas trwania umowy na okres próbny będzie wynosił maksymalnie 3 miesiące, przy czym dokładny okres jej trwania będzie zależał od czasu, na jaki będzie miała zostać zawarta następna umowa na czas określony. I tak, czas trwania umowy na okres próbny będzie wynosił:

• nie więcej niż 1 miesiąc – w przypadku zamiaru zawarcia umowy na czas określony krótszy niż 6 miesięcy;
• 2 miesiące – w przypadku zamiaru zawarcia umowy na czas określony co najmniej 6 miesięcy i krótszy niż 12 miesięcy.

Wymienione powyżej okresy będą mogły zostać wydłużone nie więcej niż o 1 miesiąc, jeżeli jest to uzasadnione rodzajem pracy, a w samej umowie będzie można przewidzieć możliwość jej przedłużenia o czas urlopu lub innej usprawiedliwionej nieobecności w pracy.

Zmiany dotyczące umów o pracę na czas określony

Nowe przepisy zakładają wyeliminowanie różnic w zakresie wypowiadania umów na czas określony i na czas nieokreślony. W związku z tym pracodawca będzie miał obowiązek:

• podać pracownikowi na piśmie przyczynę uzasadniającą rozwiązanie umowy na czas określony;
• zawiadomić reprezentującą pracownika zakładową organizację związkową o zamiarze wypowiedzenia umowy na czas określony ze wskazaniem przyczyny uzasadniającej rozwiązanie umowy.

Nowy obowiązek informacyjny pracodawcy w związku z wyjazdem pracownika do pracy poza granicami kraju

Przed wyjazdem pracownika do pracy w celu wykonania zadania służbowego poza granicami kraju, na okres przekraczający 4 kolejne tygodnie, pracodawca zobowiązany będzie do przekazania pracownikowi informacji w formie papierowej lub elektronicznej o:

• państwie lub państwach, w których pracownik będzie pracował;
• przewidywanym czasie wyjazdu za granicę w celu wykonania pracy;
• walucie, w której pracownik będzie miał wypłacane wynagrodzenie;
• świadczeniach pieniężnych lub rzeczowych przysługujących pracownikowi w związku z pracą poza granicami kraju, jeżeli przewidują je obowiązujące przepisy lub umowa o pracę;
• warunkach zapewniania pracownikowi powrotu do kraju albo o braku zapewnienia takiego powrotu.

Prawo pracownika do równoległego zatrudnienia

Zgodnie z nowymi przepisami pracodawca nie będzie miał prawa ograniczać pracownikowi możliwości wykonywania pracy lub podejmowania innych czynności zarobkowych na rzecz innego podmiotu, chyba, że:

• podpisze z pracownikiem odrębną umowę o zakazie konkurencji;
• ograniczenie lub zakaz pracy na rzecz innego podmiotu wynika z odrębnych przepisów.

Wniosek pracownika o zmianę rodzaju lub formy zatrudnienia na bardziej przewidywalną

Zgodnie z założeniami nowych przepisów pracownicy zatrudnieni u danego pracodawcy co najmniej 6 miesięcy (z wyłączeniem pracowników zatrudnionych na okres próbny), będą mogli złożyć wniosek w postaci papierowej lub elektronicznej o:

• zmianę rodzaju umowy o pracę na umowę na czas nieokreślony lub
• bardziej przewidywalne i bezpieczne warunki pracy, w tym polegające na zmianie rodzaju pracy lub zatrudnieniu w pełnym wymiarze czasu pracy.

Pracodawca natomiast:

• powinien w miarę możliwości, uwzględnić taki wniosek pracownika;
• udziela pracownikowi odpowiedzi na wniosek nie później niż w terminie 1 miesiąca od dnia otrzymania wniosku, uwzględniając potrzeby pracodawcy i pracownika;
• w razie nieuwzględnienia wniosku, musi poinformować pracownika o przyczynie odmowy.

Wypowiadanie umów o pracę

Podstawą wypowiedzenia umowy o pracę nie może być:

• wystąpienie przez pracownika z wnioskiem o zmianę rodzaju lub formy zatrudnienia na bardziej przewidywalną;
• jednoczesne zatrudnienie u innego pracodawcy, chyba, że zawarta została umowa o zakazie konkurencji lub zakaz taki wynika z odrębnych przepisów;
• dochodzenie przez pracownika informacji o warunkach zatrudnienia i ich zmianie, a także informacji o zmianie siedziby lub adresu zamieszkania pracodawcy albo o warunkach zatrudnienia w związku z wykonywaniem pracy za granicą i ich zmianie;
• skorzystanie przez pracownika z prawa do szkolenia.

Przy czym:

• pracodawca ma obowiązek udowodnienia, że przy rozwiązywaniu umowy o pracę lub innych działaniach równoważnych kierował się innymi powodami niż wskazane powyżej;
• w przypadku gdy pracodawca rozwiąże umowę na okres próbny, pracownik może w terminie 7 dni od dnia otrzymania wypowiedzenia złożyć wniosek do pracodawcy o wskazanie przyczyny uzasadniającej rozwiązanie umowy;
• pracodawca powinien odpowiedzieć na takie wniosek w terminie kolejnych 7 dni od dnia jego otrzymania.

Szkolenia – zmiany

Jak wynika z treści znowelizowanych przepisów, szkolenia pracowników związane z wykonywaną przez nich pracą będą miały odbywać się na koszt pracodawcy oraz, w miarę możliwości, w godzinach pracy pracownika (czas szkolenia, w którym pracownik będzie brał udział po pracy, będzie wliczany do czasu pracy) w przypadku gdy:

• obowiązek odbycia szkolenia wynika z postanowień układu zbiorowego pracy lub innego porozumienia zbiorowego lub z regulaminu lub z przepisów prawa lub umowy o pracę oraz
•  w przypadku szkoleń odbywanych na podstawie polecenia przełożonego pracownika.

Dodatkowa przerwa w pracy

Ustawodawca wprowadza prawo do dodatkowych przerw w pracy, przy czym jeżeli dobowy wymiar czasu pracy pracownika:

• wynosi co najmniej 6 godzin – pracownik ma prawo do przerwy w pracy trwającej co najmniej 15 minut;
• jest dłuższy niż 9 godzin – pracownik ma prawo do dodatkowej przerwy w pracy trwającej co najmniej 15 minut;
• jest dłuższy niż 16 godzin – pracownik ma prawo do kolejnej przerwy w pracy trwającej co najmniej 15 minut.

Najistotniejsze zmiany w związku z wdrożeniem Dyrektywy w sprawie równowagi między życiem zawodowym a prywatnym rodziców i opiekunów  

Zwolnienie od pracy w związku z działaniem siły wyższej

Pracownikowi będzie przysługiwało nowe uprawnienie – możliwość zwolnienia od pracy z powodu działania siły wyższej w pilnych sprawach rodzinnych spowodowanych chorobą lub wypadkiem. Zwolnienie będzie przysługiwało w wymiarze 2 dni albo 16 godzin w ciągu roku. Za czas takiego zwolnienia pracownik zachowa prawo do połowy wynagrodzenia.

Nowy urlop opiekuńczy

Pracownik będzie mógł skorzystać z nowego rodzaju urlopu opiekuńczego:

• w wymiarze 5 dni w ciągu roku kalendarzowego;
• w celu zapewnienia osobistej opieki lub wsparcia członkowi rodziny (za członków rodziny uważa się syna, córkę, matkę, ojca, małżonka) lub osobie wspólnie z nim zamieszkującej w tym samym gospodarstwie domowym, potrzebującej opieki lub wsparcia z poważnych względów medycznych.

Pracownik powinien złożyć wniosek o urlop opiekuńczy w postaci papierowej lub elektronicznej w terminie nie krótszym niż 1 dzień przed rozpoczęciem korzystania z urlopu wskazując m.in. imię i nazwisko osoby, która wymaga opieki lub wsparcia i przyczynę konieczności ich zapewnienia. Nowy urlop opiekuńczy będzie bezpłatny.

Zmiany w urlopie rodzicielskim

Nowelizacja zakłada wydłużenie okresu urlopu rodzicielskiego:

• do 41 tygodni w przypadku jednego dziecka;
• do 43 tygodni w przypadku więcej niż jednego dziecka.

Dodatkowo:

• każdy z rodziców będzie miał prawo do wyłącznego skorzystania z urlopu rodzicielskiego w wymiarze do 9 tygodni – prawo to nie będzie mogło zostać przeniesione na drugiego rodzica.;
• urlop rodzicielski będzie  udzielany jednorazowo albo nie więcej niż w 5 częściach nie później niż do zakończenia roku kalendarzowego, w którym dziecko kończy 6 rok życia;
• wniosek o urlop rodzicielski będzie mógł zostać także złożony w postaci elektronicznej;
• proporcjonalnemu wydłużeniu ulega też wymiar urlopu rodzicielskiego w związku z łączeniem przez pracownika korzystania z urlopu rodzicielskiego z wykonywaniem pracy.

Urlop ojcowski – zmiany

Nowelizacja przewiduje zmiany w zakresie terminu na wykorzystanie urlopu ojcowskiego – urlop ten będzie mógł zostać wykorzystany ukończenia przez dziecko 12 miesiąca życia (a nie do 24 miesiąca życia, jak jest obecnie).

Elastyczna organizacja czasu pracy

Nowe przepisy przewidują uprawnienie dla pracowników wychowujących dziecko w wieku do 8 roku życia polegające na możliwości złożenia wniosku o elastyczną organizację czasu, przez którą rozumie się:

• pracę zdalną;
• pracę w systemie przerywanego czasu pracy;
• pracę w systemie skróconego tygodnia pracy;
• pracę w systemie pracy weekendowej lub w ramach ruchomego czasu pracy;
• pracę w ramach indywidualnego rozkładu czasu pracy;
• obniżenie wymiaru czasu pracy.   

Przy czym:

• wniosek pracownik powinien złożyć w postaci papierowej lub elektronicznej w terminie nie krótszym niż 21 dni przed planowanym rozpoczęciem korzystania z elastycznej organizacji pracy;
• pracodawca powinien rozpatrzyć wniosek uwzględniając potrzeby pracownika oraz potrzeby i możliwości pracodawcy, w tym konieczność zapewniania normalnego roku pracy, organizację pracy lub rodzaj pracy wykonywanej przez pracownika, w terminie 7 dni od dnia otrzymania wniosku;
• pracownik korzystający z elastycznej organizacji pracy może w każdym czasie złożyć wniosek o powrót do poprzedniej organizacji pracy gdy uzasadnia to zmiana okoliczności, a pracodawca informuje pracownika o rozpatrzeniu wniosku z terminie 7 dni od dnia jego otrzymania.

Zmiany w zakresie zatrudniania pracowników wychowujących dziecko

Projekt wprowadza zakaz zatrudniania pracowników wychowujących dziecko w wieku do 8 roku życia (a nie do 4. roku życia, jak jest obecnie), bez ich zgody, w godzinach nadliczbowych, w porze nocnej, w systemie przerywanego czasu pracy , a także zakaz delegowania takich pracowników bez ich zgody poza stałe miejsce pracy.

Opisane powyżej zmiany przepisów związane z wdrożeniem zarówno Dyrektywy dotyczącej przejrzystych i przewidywalnych warunków pracy, jak i Dyrektywy w sprawie równowagi między życiem zawodowym a prywatnym, są bardzo istotne – z jednej strony znacznie rozszerzają uprawnienia i ochronę pracowników, szczególnie rodziców, z drugiej strony nakładają na pracodawców szereg nowych obowiązków.