Nowelizacja Kodeksu pracy 2026 – jak interpretować i stosować nowe regulacje?

27 stycznia 2026 r. w życie weszła nowelizacja Kodeksu pracy oraz przepisów dotyczących Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych (ZFŚS). W ocenie ekspertów naszej kancelarii to nie tylko kosmetyczne doprecyzowanie dotychczasowych norm – to realne rozszerzenie obowiązków pracodawców i nowe uprawnienia pracowników, które już wpływają na codzienną praktykę zatrudnienia, komunikacji i rozliczeń. O tym, jak należy interpretować nowe przepisy, wyjaśniamy poniżej.

Cyfryzacja obiegu dokumentów – milowy krok w prawie pracy

Jedną z najważniejszych zmian jest formalne uznanie dokumentów elektronicznych na równi z papierowymi przy wielu czynnościach z zakresu prawa pracy. Pracodawcy mogą teraz skutecznie komunikować się z pracownikami i organami nadzoru za pomocą e-maila czy innych narzędzi elektronicznych, o ile możliwa jest identyfikacja osoby składającej oświadczenie lub wniosek.

To ważne w kontekście transformacji cyfrowej funkcjonowania firm. Dotychczasowy wymóg „formy pisemnej” lub „wniosku pisemnego” został zmieniony na „postać papierową lub elektroniczną” w przypadku następujących czynności:

1. przekazania informacji o monitoringu (art. 222 § 8 k.p.),
2. przekazania informacji o warunkach przejścia zakładu pracy na innego pracodawcę (art. 231 § 3 k.p.),
3. konsultacji zamiaru wypowiedzenia umowy o pracę z zakładową organizacją związkową (art. 38 § 1–2 k.p.),
4. sporządzenia rozkładu czasu pracy pracownika (art. 129 § 3 k.p., § 4 pkt 3 i 4 Kodeksu pracy),
5. występowania przez pracownika z wnioskiem o zastosowanie do niego indywidualnego rozkładu czasu pracy (art. 142 k.p.), skróconego tygodnia pracy (art. 143 k.p.), systemu pracy weekendowej (art. 144 k.p.) oraz ruchomego czasu pracy (art. 150 § 5 k.p.),
6. występowania przez pracownika z wnioskiem o odpracowanie zwolnienia od pracy udzielonego w celu załatwienia spraw osobistych (art. 151 § 2¹ k.p.),
7. występowania przez pracownika z wnioskiem o udzielenie czasu wolnego od pracy za czas przepracowany w godzinach nadliczbowych (art. 151² § 1 k.p.),
8. informowania przez pracodawcę właściwego okręgowego inspektora pracy o zatrudnianiu pracowników pracujących w nocy (art. 151⁷ § 6 k.p.),
9. występowania przez pracownika z wnioskiem o udzielenie urlopu bezpłatnego (art. 174 § 1 k.p.),
10. wyrażenia zgody przez pracownika na udzielenie urlopu bezpłatnego w celu wykonywania pracy u innego pracodawcy (art. 174¹ § 1 k.p.),
11. potwierdzenia przez pracownika zapoznania się z przepisami oraz zasadami bezpieczeństwa i higieny pracy (art. 237⁴ § 3 k.p.).

Przy właściwej organizacji obiegu dokumentów elektronicznych pracodawca może skrócić procesy wewnętrzne, ograniczyć koszty i lepiej odpowiadać na oczekiwania nowoczesnego rynku pracy.

Z praktycznego punktu widzenia forma elektroniczna usprawnia komunikację, ale wymaga wdrożenia procedur zapewniających wiarygodną identyfikację pracowników (np. konta służbowe, podpis kwalifikowany). Przed wprowadzeniem elektronicznego obiegu dokumentów należy zadbać o ich odpowiednią ochronę oraz bezpieczne miejsce przechowywania.

Ekwiwalent za niewykorzystany urlop – precyzyjniej, ale z konsekwencjami

Nowelizacja doprecyzowuje termin wypłaty ekwiwalentu pieniężnego za urlop niewykorzystany w związku z rozwiązaniem stosunku pracy. Zasadniczo wypłata ma nastąpić w terminie wypłaty wynagrodzenia za pracę, chyba że ten termin przypada przed zakończeniem zatrudnienia – wówczas pracodawca ma 10 dni na realizację wypłaty po ustaniu stosunku pracy. Jeśli termin przypada w dzień wolny od pracy, ekwiwalent powinien trafić do pracownika dzień wcześniej.

Dotychczas ekwiwalent za niewykorzystany urlop wypoczynkowy miał być wypłacony najpóźniej w ostatnim dniu obowiązywania umowy. Po nowelizacji, pracodawcy mają więcej czasu na wykonanie przelewu, choć w dalszym ciągu należy pilnować terminów.

Reprezentacja pracowników w sprawach socjalnych – więcej głosów do uzgodnienia

Nowe przepisy dotyczące Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych wprowadzają ważną modyfikację procedury uzgodnień, jeśli w zakładzie nie działają organizacje związkowe. Dotychczas wystarczała konsultacja z jednym pracownikiem wybranym przez załogę. Obecnie ustawodawca wymaga uzgodnienia przynajmniej z dwoma przedstawicielami pracowników.

W praktyce zwiększa to formalny charakter dialogu społecznego i wymusza bardziej transparentne podejście przy tworzeniu regulaminów ZFŚS – co ma szczególne znaczenie dla średnich i większych pracodawców.

Kontekst szerszych zmian w prawie pracy w 2026 r.

Nowelizacja styczniowa wpisuje się w szerszy pakiet reform obowiązujących od 1 stycznia 2026 r. – m.in. takich, które dotyczą zaliczania do stażu pracy okresów wykonywania umów cywilnoprawnych i działalności gospodarczej – co może znacząco wpłynąć na wymiar urlopu, dodatki stażowe czy uprawnienia emerytalne pracowników. Chociaż zmiany te nie są częścią omówionej nowelizacji z 27 stycznia, to tworzą szerszy kontekst zmian prawno-pracowniczych, które mają ogromne znaczenie dla przedsiębiorców, działów HR i pracowników w całej Polsce.

Co to oznacza dla praktyki biznesowej?

Dla pracodawców kluczowe jest nie tylko zrozumienie treści zmian, ale umiejętne wdrożenie tych zasad w codziennych procesach HR i compliance. Automatyzacja obiegu dokumentów, dbałość o terminy wypłat, właściwa reprezentacja załogi przy uzgadnianiu ZFŚS czy przygotowanie na ewentualne kontrole PIP – to elementy, które już dziś powinny znaleźć się w planach działań operacyjnych.

Zespół Prawa Pracy i HR kancelarii Sobczyńscy i Partnerzy | FSG Prawo posiada wieloletnie doświadczenie w doradztwie prawnym na rzecz czołowych pracodawców w Polsce.
Z przyjemnością wesprzemy Państwa w przygotowaniu oraz wdrożeniu niezbędnych zmian wynikających z najnowszych nowelizacji przepisów.

Oleksandr Momot – Prawnik

Katarzyna Gohling – Adwokat