Rejestr akcjonariuszy – zmiany w przepisach

Informacja prawna dotycząca obowiązku prowadzenia rejestru akcjonariuszy w związku z nowelizacją Kodeksu spółek handlowych (dalej: „k.s.h.”) wprowadzoną przepisami ustawy z dnia z dnia 30 sierpnia 2019 r. o zmianie ustawy – Kodeks spółek handlowych oraz niektórych innych ustaw (dalej: „Ustawa”)

Zgodnie z Ustawą, wprowadzającą przepisy art. 328¹ – 328¹⁵ k.s.h., każda spółka akcyjna niebędąca spółką publiczną zobowiązana będzie do prowadzenia rejestru akcjonariuszy (dalej „Rejestr”). Ze względu na treść przepisu art. 126 § 1 pkt 2) k.s.h. obowiązek prowadzenia Rejestru odnosić się będzie również do „niepublicznych” spółek komandytowo-akcyjnych. Spółką publiczną jest z kolei taka spółka akcyjna lub spółka komandytowo-akcyjna, której co najmniej jedna akcja jest dopuszczona do obrotu na rynku regulowanym lub wprowadzona do obrotu w alternatywnym systemie obrotu na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej (art. 4 pkt 20 ustawy z dnia 29 lipca 2005 r. o ofercie publicznej i warunkach wprowadzania instrumentów finansowych do zorganizowanego systemu obrotu oraz o spółkach publicznych).

Jeżeli zatem spółka (akcyjna lub komandytowo-akcyjna) nie jest spółką publiczną, to spółka ta musi zastosować się do wymogów przewidzianych w znowelizowanych przepisach k.s.h.

W dalszej części niniejszej informacji pod pojęciem „spółki” należy rozumieć właśnie spółki akcyjne oraz komandytowo-akcyjne, które nie są spółkami publicznymi.

Rejestr – wymogi

Zgodnie ze znowelizowanymi przepisami k.s.h., prowadzenie Rejestru musi zostać powierzone podmiotowi, który na podstawie ustawy z dnia 29 lipca 2005 r. o obrocie instrumentami finansowymi, jest uprawniony do prowadzenia rachunków papierów wartościowych – podmioty te zostały szczegółowo wymienione w art. 4 ust. 1 rzeczonej ustawy, są to m.in. domy maklerskie oraz banki prowadzące działalność maklerską. Rejestr musi być prowadzony w formie elektronicznej, będzie on jawny dla Spółki oraz jej akcjonariuszy. Wyboru stosownego podmiotu prowadzącego rejestr musi dokonać walne zgromadzenie, a w przypadku założenia nowej spółki – jej założyciele. Przepisy Ustawy określają w sposób precyzyjny dane, które podlegać będą ujawnieniu w Rejestrze.

Co istotne, wpisy do Rejestru dokonywane będą przez podmiot prowadzący Rejestr na żądanie spółki lub osoby mającej interes prawny (przede wszystkim akcjonariusza) – celem wpisu do Rejestru osoba żądająca jego dokonania będzie zobowiązana do przedłożenia dokumentów uzasadniających wpis. W przypadku odmowy dokonania wpisu podmiot prowadzący Rejestr powiadomi o tym niezwłocznie osobę żądającą wpisu wraz z podaniem przyczyny odmowy.

W przypadku uprawnień, które nie mogą być wykonywane na podstawie samego wpisu w Rejestrze, podmiot prowadzący Rejestr wystawi na żądanie osoby uprawnionej tzw. świadectwo rejestrowe. Do momentu utraty ważności świadectwa rejestrowego lub jego zwrotu nie będzie możliwe rozporządzanie akcjami objętymi ww. świadectwami.

Na gruncie nowych przepisów do nabycia akcji dojdzie dopiero z momentem rejestracji nowego akcjonariusza w Rejestrze – wpis powinien zostać dokonany co do zasady w ciągu tygodnia od dnia zgłoszenia żądania.

Warto zwrócić również uwagę na istotną zmianę, jaką wprowadza art. 328¹⁰ k.s.h. Ustawodawca postanowił bowiem, że od dnia 1 marca 2020 roku spółka będzie wykonywać zobowiązania pieniężne spółki wobec akcjonariuszy z przysługujących im praw z akcji za pośrednictwem podmiotu prowadzącego Rejestr, chyba że statut stanowi inaczej. W związku z dyspozytywnym brzmieniem przepisu, jeżeli spółka chce nadal samodzielnie wykonywać zobowiązania pieniężne wobec akcjonariuszy (w tym wypłacać dywidendę bez pośrednictwa podmiotu prowadzącego Rejestr) konieczna będzie uprzednia zmiana statutu.

Rejestracja akcji w depozycie papierów wartościowych

Alternatywnym rozwiązaniem jest, zamiast tworzenia Rejestru, rejestracja akcji w depozycie papierów wartościowych – na zasadach przewidzianych w ustawie z dnia 29 lipca 2005 r. o obrocie instrumentami finansowymi. Do spółki, której akcje zostały zarejestrowane w depozycie papierów wartościowych, w sposób odpowiedni znajdą zastosowanie niektóre przepisy dotyczące spółki publicznej – m.in. w zakresie organizacji walnego zgromadzenia oraz ustalania dnia dywidendy.

Nie będzie możliwe jednoczesne zarejestrowanie akcji w Rejestrze oraz depozycie papierów wartościowych.

Czynności poprzedzające uruchomienie Rejestru

W związku z panującym stanem epidemii wirusa COVID-19, w chwili obecnej terminem wejścia w życie ww. przepisów Ustawy regulujących funkcjonowanie Rejestru jest dzień 1 marca 2021 roku.  Z tym dniem stracą moc obowiązującą dotychczasowe dokumenty akcji, a w ich miejsce wejdą akcje zarejestrowane w Rejestrze lub, w przypadku, gdyby decyzją walnego zgromadzenia akcje miały zostać zarejestrowane w depozycie papierów wartościowych, zapisy akcji na rachunkach papierów wartościowych.

Dotychczasowe dokumenty akcji zachowają jedynie moc dowodową celem wykazania wobec Spółki, że danej osobie przysługują uprawnienia akcjonariusza – przez okres 5-ciu lat od dnia wejścia w życie Ustawy (od 1 marca 2021 roku). Z dniem 1 marca 2021 roku ważność stracą również dotychczasowe warranty subskrypcyjne, świadectwa użytkowe, świadectwa założycielskie i inne dokumenty uprawniające do uczestnictwa w dochodach i podziale majątku spółki – osoby uprawnione z tych dokumentów są również zobowiązane do ich złożenia w spółce, celem ich wpisu w Rejestrze/ zarejestrowania na rachunku papierów wartościowych.

Do dnia 1 marca 2021 r. każda spółka musi podjąć szereg czynności przygotowawczych – w następującej kolejności:

1. w pierwszej kolejności, celem komunikacji z akcjonariuszami, każda spółka jest zobowiązana do założenia i prowadzenia własnej strony internetowej i zamieszczania na niej, w miejscach wydzielonych na komunikację z akcjonariuszami, wymaganych przez prawo lub ich statuty ogłoszeń pochodzących od spółki – przepis ten wszedł w życie z dniem 1 stycznia 2020 roku;
2. następnie, konieczne będzie zwołanie walnego zgromadzenia celem podjęcia uchwały o wyborze podmiotu prowadzącego Rejestr albo, alternatywnie – podjęcia uchwały o zarejestrowaniu akcji w depozycie papierów wartościowych i wyborze podmiotu mającego dokonać rejestracji akcji w depozycie papierów wartościowych oraz prowadzić rachunek papierów wartościowych; po podjęciu stosownej uchwały, konieczne będzie zawarcie umowy z podmiotem wybranym przez walne zgromadzenie;
3. w dalszej kolejności, spółka zobowiązana będzie do 5-krotnego wezwania akcjonariuszy do złożenia dokumentów akcji w spółce oraz udostępnienia informacji o wezwaniu – w miejscach wydzielonych na komunikację z akcjonariuszami, przez okres co najmniej 3 lat od daty pierwszego wezwania; wezwania powinny zostać dokonane w sposób przewidziany dla zwoływania walnego zgromadzenia spółki, muszą następować w odstępach nie dłuższych niż miesiąc i nie krótszych niż dwa tygodnie. Pierwsze wezwanie powinno zostać dokonane do dnia 30 września 2020 roku; złożenie dokumentów przez akcjonariusza powinno nastąpić za pisemnym pokwitowaniem; obowiązek złożenia dokumentów akcji dotyczy również akcji na okaziciela – w takim przypadku, do dnia 1 marca 2021 roku, do wykonywania praw wynikających z akcji złożonych już w spółce oraz rozporządzania nimi znajdą odpowiednie zastosowanie przepisy dotyczące akcji imiennych.

W przypadku spółek, które na dzień 30 września 2020 roku znajdować się będą w upadłości i nie dokonają pierwszego wezwania akcjonariuszy do złożenia dokumentów akcji w Spółce oraz nie zostaną w wyniku tego postępowania rozwiązane, przez okres 1 roku od daty prawomocnego ukończenia, zakończenia, uchylenia albo umorzenia postępowania upadłościowego zastosowanie znajdować będą dotychczasowe przepisy – w przypadku spółek tych terminy na wdrożenie powyższych czynności ulegną stosownemu przesunięciu, nie dotyczy to jednakże obowiązku założenia strony internetowej oraz prowadzenia za jej pomocą komunikacji z akcjonariuszami – obowiązek ten spoczywa nawet na spółce będącej w upadłości.

Zgodnie z przepisami art. 19 Ustawy, osoby, które wbrew ciążącym na nich obowiązkom nie dokonają wezwania akcjonariuszy lub nie zawrą umowy o prowadzenie Rejestru (ew. rejestracje dokumentów w depozycie papierów wartościowych) zgodnie z ww. wytycznymi, podlegać będą grzywnie w wysokości do 20.000 zł.

Podsumowanie

Celem wypełnienia obowiązków przewidzianych w ustawie konieczne jest w pierwszej kolejności założenie strony internetowej spółki, a w przypadku, gdyby taka strona była już prowadzona, wydzielenie na niej odpowiedniego miejsca celem realizacji obowiązku komunikacji z akcjonariuszami – wystarczające powinno okazać się w takim wypadku stworzenie stosownej, widocznej zakładki na stronie internetowej. Z uwagi na wejście w życie przepisu nakładającego obowiązek prowadzenia strony internetowej oraz zamieszczania na nich komunikatów dla akcjonariuszy dnia 1 stycznia 2020 roku, czynności te powinny zostać wykonane możliwie jak najszybciej.

W dalszej kolejności konieczne będzie zwołanie walnego zgromadzenia celem wyboru podmiotu, z którym zawarta zostanie umowa o prowadzenie Rejestru/ rejestracji akcji w depozycie papierów wartościowych oraz prowadzenie stosownego rachunku papierów wartościowych. Przed zwołaniem walnego zgromadzenia rekomendujemy zasięgnięcie informacji nt. podmiotów uprawnionych do prowadzenia Rejestru lub rejestracji akcji w depozycie papierów wartościowych oraz np. wstępne porównanie ich ofert za świadczenie tego typu usług – uchwała musi bowiem wskazywać na konkretny podmiot, z którym ma zostać zawarta umowa.

Po podjęciu stosownej uchwały konieczne będzie zawarcie umowy z wybranym podmiotem.

Biorąc pod uwagę fakt, iż zawarcie umowy powinno nastąpić przed pierwszym wezwaniem akcjonariuszy do składania dokumentów akcji w spółce, które z kolei powinno zostać dokonane przed dniem 30 września 2020 roku, czynności wskazane w akapicie powyżej powinny zostać podjęte bez zbędnej zwłoki.

Po zawarciu ww. umowy oraz wystosowaniu pierwszego wezwania, spółka zobowiązana będzie do dokonywania kolejnych wezwań – w odstępach nie dłuższych niż miesiąc i nie krótszych niż dwa tygodnie.

Koszty prowadzenia Rejestru zależeć będą zapewne od liczby akcjonariuszy danej Spółki, szacuje się jednakże, iż będą one wynosić średnio około 4-6 tys. złotych rocznie (w pierwszym roku, z uwagi na konieczność utworzenia Rejestru, koszty te będą zapewne nieco wyższe).