Rezygnacja z funkcji członka zarządu w spółce z o.o.

Złożenie rezygnacji z funkcji członka zarządu w spółce z o.o. to proces wymagający dopełnienia określonych formalności. Jak powinna wyglądać procedura? W Jakiej formie należy złożyć oświadczenie? Kto powinien je otrzymać? Co zrobić, gdy rezygnację składa jedyny lub ostatni członek zarządu? W niniejszym artykule wyjaśniamy kluczowe kwestie związane z rezygnacją.

W jakiej formie należy złożyć oświadczenie o rezygnacji?

Kodeks spółek handlowych (KSH) nie przewiduje szczególnych wymogów co do formy, w jakiej powinno zostać złożone oświadczenie o rezygnacji z funkcji członka zarządu. Teoretycznie może ono zostać złożone nawet ustnie, jednak dla zapewnienia przejrzystości i celów dowodowych oraz w związku z koniecznością zmiany wpisu w rejestrze przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego (KRS) rekomendowana jest forma pisemna. Oświadczenie należy doręczyć innemu członkowi zarządu. Sytuacja komplikuje się, gdy  rezygnację składa jedyny lub ostatni członek zarządu.

Ponadto, gdy jedyny członek zarządu spółki jest jednocześnie jedynym wspólnikiem spółki, zastosowanie znajduje art. 210 § 2 KSH. Wymaga on, by oświadczenie o rezygnacji miało formę aktu notarialnego. Rozwiązanie takie ma służyć zapewnieniu bezpieczeństwa prawnego. Potwierdził to Sąd Najwyższy w wyroku z dnia 16 grudnia 2020 r. (sygn. I CSK 802/18).

Chwila skuteczności złożenia rezygnacji

Określenie chwili, od której rezygnacja z funkcji członka zarządu w spółce z o.o. staje się skuteczna, jest kluczowe, ponieważ decyduje o zakończeniu pełnienia funkcji. W praktyce przyjmuje się dwa podejścia:

1. Natychmiastowy skutek

Rezygnacja może mieć natychmiastowy skutek od momentu doręczenia oświadczenia adresatowi, w sposób umożliwiający zapoznanie się z jego treścią. Zasada ta wynika z art. 61 Kodeksu cywilnego w związku z art. 2 KSH. W takiej sytuacji dla celów dowodowych warto uzyskać potwierdzenia odbioru oświadczenia, zawierające datę i godzinę doręczenia. Jest to szczególnie istotne w przypadku ewentualnych sporów.

2. Rezygnacja z konkretnym dniem

Członek zarządu może również wskazać w oświadczeniu konkretną datę, od której rezygnacja stanie się skuteczna (np. z końcem danego dnia lub po upływie określonego okresu, np. 14 dni od doręczenia oświadczenia).

3. Znaczenie wyboru momentu skuteczności rezygnacji

Natychmiastowe zakończenie pełnienia funkcji jest rekomendowane w sytuacjach, gdy nie ma potrzeby podejmowania dodatkowych działań organizacyjnych, np. w zarządzie wieloosobowym, gdy inni członkowie mogą kontynuować zarządzanie spółką.

Rezygnacja z dniem przyszłym pozwala na zaplanowanie niezbędnych działań, takich jak zwołanie zgromadzenia wspólników czy powołanie nowego członka zarządu. Jest to szczególnie istotne w sytuacji, gdy rezygnuje jedyny lub ostatni członek zarządu, ponieważ może to prowadzić do paraliżu decyzyjnego spółki.

W praktyce, wybór momentu skuteczności rezygnacji powinien uwzględniać specyfikę sytuacji prawnej i organizacyjnej spółki. Jasne określenie chwili skuteczności w oświadczeniu pomaga uniknąć nieporozumień oraz problemów w rejestracji zmian w KRS.

Warto też pamiętać, że możliwe jest cofnięcie wcześniej złożonego oświadczenia o rezygnacji. Warunkiem jest, aby informacja o jej odwołaniu dotarła do adresata najpóźniej w tym samym momencie, co samo oświadczenie o rezygnacji, lub wcześniej.

Czy ostatni członek zarządu może zrezygnować z pełnienia swojej funkcji?

Jedyny lub ostatni członek zarządu oczywiście może zrezygnować z pełnienia swojej funkcji. W taki przypadku KSH przewiduje jednak szczególną procedurę dla takiej sytuacji prawnej. Aby rezygnacja była skuteczna, konieczne jest doręczenie wspólnikom oświadczenia o rezygnacji oraz zwołanie zgromadzenia wspólników przez odchodzącego członka zarządu, chyba że inne zasady zostały określone w umowie spółki.

W jaki sposób zwołać Zgromadzenie Wspólników?

 W sytuacji, gdy umowa spółki nie przewiduje szczególnych procedur, jedyny lub ostatni członek zarządu musi:

• złożyć oświadczenia o rezygnacji wspólnikom,
• zwołać zgromadzenie wspólników zgodnie z wymogami określonymi w art. 202 § 6 oraz 238 KSH.

Zwołanie zgromadzenia powinno nastąpić z co najmniej dwutygodniowym wyprzedzeniem, a zaproszenia do wspólników muszą zostać wysłane listem poleconym lub pocztą kurierską. Alternatywnie, jeżeli wspólnicy wcześniej wyrazili na to zgodę, zaproszenia mogą być przekazywane elektronicznie na wskazany adres e-mail. Zawiadomienie musi zawierać termin, miejsce i godzinę zgromadzenia oraz szczegółowy porządek obrad.

Porządek obrad zgromadzenia powinien obejmować co najmniej powołanie nowego członka zarządu, co jest minimalnym wymogiem. Jeśli rozważane są zmiany w umowie spółki, zaproszenie powinno także zawierać kluczowe informacje o proponowanych modyfikacjach. W przypadku, gdy zgromadzenie wspólników odbywa się zdalnie, zaproszenie musi zawierać szczegółowe instrukcje dotyczące sposobu udziału, wyrażania opinii, głosowania oraz zgłaszania sprzeciwu wobec podjętych uchwał.

Zaproszenie na zgromadzeniem, wysyłane przez jedynego lub ostatniego członka zarządu. musi zawierać jego oświadczenie o rezygnacji wraz ze wskazaniem daty, od której rezygnacja nabierze mocy prawnej. Rezygnacja członka zarządu staje się skuteczna najwcześniej w dniu następującym po zgromadzeniu wspólników, na którym dokonana zostanie zmiana w składzie zarządu. Kluczowe jest, aby mandat członka zarządu nie wygasł przed tym momentem oraz nie wcześniej niż w dniu złożenia wniosku do KRS o rejestrację przeprowadzanych zmian.

Rezygnacja członka zarządu prowadzi do wygaśnięcia jego mandatu, jednak nie może to nastąpić przed momentem złożenia wniosku do sądu rejestrowego o usunięcie go z rejestru KRS. W przeciwnym razie, wniosek może zostać odrzucony, ponieważ osoba składająca wniosek nie będzie uprawniona do jego złożenia.

Potencjalne skutki w KRS nieuzupełnienia składu zarządu w przypadku rezygnacji jedynego lub ostatniego członka zarządu

Jeżeli spółka z o.o. nie uzupełni składu zarządu, sąd rejestrowy ma prawo podjąć kroki przewidziane w przepisach ustawy z dnia 20 sierpnia 1997 r. o Krajowym Rejestrze Sądowym (uKRS). Brak zarządu w spółce może prowadzić do sytuacji, w której sąd rejestrowy zainicjuje procedurę przymuszającą lub usunie z rejestru informacje, które nie odpowiadają rzeczywistemu stanowi faktycznemu.

Możliwe przykładowe działania podjęte przez sąd rejestrowy w wyżej wskazanym przypadku:

1. Postępowanie przymuszające (art. 24 ust. 1 i ust. 1a uKRS)

Sąd rejestrowy może wszcząć postępowanie przymuszające wobec spółki, jeśli wspólnicy nie uzupełnią składu zarządu w wyznaczonym terminie. W ramach tego postępowania sąd:

• wzywa do złożenia wniosku lub dokumentów, których złożenie jest obowiązkowe,
• może wezwać wspólników do podjęcia uchwały o powołaniu nowego członka zarządu,
• nakłada grzywnę na spółkę lub wspólników, jeśli wezwanie pozostanie bez odpowiedzi. Grzywna może być nakładana wielokrotnie aż do spełnienia obowiązku, zgodnie z art. 1052 Kodeksu postępowania cywilnego stosowanym odpowiednio w takich przypadkach.

2. Możliwość rozwiązania spółki (art. 25 lub art. 25a ust. 1 uKRS)

Sąd rejestrowy może wydać postanowienie o rozwiązaniu spółki oraz ustanowieniu likwidatora lub sąd rejestrowy wszczyna z urzędu postępowanie o rozwiązanie podmiotu wpisanego do Rejestru bez przeprowadzania postępowania likwidacyjnego.

3. Kurator dla spółki (m.in. art. 42 § 1 Kodeksu cywilnego)

W przypadkach, gdy brak zarządu uniemożliwia prowadzenie spraw spółki i powołanie nowych członków zarządu, sąd może ustanowić kuratora dla spółki. Kurator jest uprawniony do podejmowania działań niezbędnych do powołania organów spółki, w tym zwołania zgromadzenia wspólników.

Brak uzupełnienia zarządu w spółce z o.o. nie tylko prowadzi do sankcji finansowych, takich jak grzywny, ale również poważnie ogranicza jej funkcjonowanie. Bez zarządu spółka nie może zawierać umów, reprezentować się przed sądami ani prowadzić bieżącej działalności. Długotrwały brak zarządu zwiększa również ryzyko, że sąd podejmie decyzję o rozwiązaniu spółki.

Podsumowanie

 Rezygnacja członka zarządu, niezależnie od struktury zarządu, wymaga zachowania określonych zasad formalnych. W przypadku zarządu wieloosobowego wystarczy doręczenie oświadczenia jednemu z pozostałych członków zarządu, natomiast w przypadku ostatniego członka zarządu konieczne jest zastosowanie szczególnej procedury, która obejmuje zwołanie zgromadzenia wspólników i doręczenie oświadczenia wszystkim wspólnikom.

Rekomendowane jest uzyskanie potwierdzenia odbioru oświadczenia woli, wraz z datą i godziną – np. w formie podpisu odbiorcy czy potwierdzenia dostarczenia listu poleconego. Alternatywnie, oświadczenie może zostać złożone w sekretariacie firmy.

Jeśli rezygnację składa ostatni członek zarządu, szczególnie ważne jest przeprowadzenie pełnej i poprawnej procedury, zgodnej z przepisami KSH. Tylko dochowanie tych formalności zapewni skuteczność rezygnacji i zapobiegnie problemom organizacyjnym oraz prawnym w dalszym funkcjonowaniu spółki.

Jeśli masz pytania lub potrzebujesz wsparcia w związku z rezygnacją z funkcji członka zarządu, w tym w spółce z ograniczoną odpowiedzialnością, skontaktuj się z nami. Pomożemy Ci przejść przez cały proces, zapewniając zgodność z przepisami i bezpieczeństwo prawne. Razem znajdziemy najlepsze rozwiązanie dostosowane do Twojej sytuacji.