Do końca roku pozostały zaledwie cztery robocze tygodnie, a projekt ustawy o zmianie ustawy o Państwowej Inspekcji Pracy oraz niektórych innych ustaw (nr UD283) wciąż jest procedowany. Choć wciąż nie jest wiadomo, jaką ostatecznie treść przybiorą znowelizowane przepisy, już teraz należy przygotować się na możliwe konsekwencje. Poniżej przedstawiamy najważniejsze planowane zmiany i ich skutki dla przedsiębiorców.
Główne zasady
Zgodnie z decyzją wykonawczą Rady UE z 17 czerwca 2025 r., celem reformy jest wzmocnienie roli Państwowej Inspekcji Pracy w skutecznym egzekwowaniu prawa pracy. W tym zakresie przewiduje się m.in.:
- nadanie PIP uprawnienia do wydawania decyzji administracyjnych przekształcających niewłaściwie zawarte umowy cywilnoprawne w umowy o pracę,
- umożliwienie wymiany danych między PIP, ZUS i KAS,
- wprowadzenie możliwości przeprowadzania kontroli zdalnych,
- zobowiązanie PIP do tworzenia rocznych i długoterminowych planów kontroli opartych na analizie ryzyka,
- co najmniej podwojenie maksymalnych kar nakładanych w postępowaniach mandatowych.
Polski ustawodawca poszedł jednak krok dalej. Zaproponowano, aby decyzje PIP miały rygor natychmiastowej wykonalności, a ustalenie istnienia stosunku pracy mogło obejmować również umowy zawarte wiele lat przed kontrolą. Po krytyce ekspertów zakres ten ograniczono — obecnie projekt przewiduje możliwość ustalania stosunku pracy maksymalnie za okres trzech lat wstecz, jednak rygor natychmiastowej wykonalności pozostał.
Stwierdzenie istnienia stosunku pracy – kiedy jest możliwe
Celem reformy jest umożliwienie PIP przekwalifikowania nieprawidłowo zawartych umów cywilnoprawnych w umowy o pracę. Treść nowych przepisów już wskazuje na kryteria oceny, którymi będą posługiwali się w PIP. Zgodnie z brzmieniem planowanego art. 33a, okręgowy inspektor pracy, w przypadku stwierdzenia, że praca jest wykonywana w warunkach określonych w art. 22 Kodeksu pracy (tj. w warunkach właściwych dla stosunku pracy), może wydać decyzję albo skierować do właściwego sądu pracy powództwo o ustalenie istnienia stosunku pracy.
Zgodnie z treścią wskazanych w nowelizacji przepisów kodeksowych, przez nawiązanie stosunku pracy pracownik zobowiązuje się do wykonywania pracy określonego rodzaju na rzecz pracodawcy i pod jego kierownictwem oraz w miejscu i czasie wyznaczonym przez pracodawcę, a pracodawca – do zatrudniania pracownika za wynagrodzeniem.
Każda umowa cywilnoprawna, która odpowiada powyższym kryteriom może być przekwalifikowana w umowę o pracę.
Z perspektywy podatków i składek doręczenie decyzji pracodawcy spowoduje, że od tego dnia decyzja wywoła skutki prawne, tzn. od tego dnia pracodawca zobowiązany będzie opłacać podatki i składki z tytułu zawarcia takiej umowy, jak ze stosunku pracy. Natomiast za okres do dnia doręczenia decyzji skutki prawne pozostaną zawieszone do momentu, gdy decyzja stanie się ostateczna, a w razie wniesienia odwołania do sądu – do dnia, w którym orzeczenie sądu stanie się prawomocne.
W przypadku uchylenia decyzji w trakcie postępowania odwoławczego, ponownie po stronie pracodawcy powstanie obowiązek dokonania korekty dokonanych w międzyczasie wpłat.
Praktyczne wskazówki od ekspertów
Właściwe sporządzanie dokumentów kadrowych, w tym umów z pracownikami i współpracownikami wymaga znajomości zasadniczych różnic pomiędzy stosunkiem pracy i stosunkiem cywilnoprawnym.
- W ramach stosunku pracy pracownik wykonuje pracę osobiście, pod kierownictwem pracodawcy, w określonym miejscu i czasie, za wynagrodzeniem.
- Umowa cywilnoprawna (B2B, zlecenie, świadczenie usług) charakteryzuje się natomiast niezależnością wykonawcy, który sam decyduje, kiedy i w jakim miejscu wykonuje usługę, ile czasu poświęca na jej wykonanie i jak organizuje swoje czynności, o ile charakter świadczonych usług na to pozwala.
Kluczową zasadą i różnicą jest brak podporządkowania służbowego wykonawcy w umowach cywilnoprawnych. W tych umowach nie stosujemy sformułowań charakterystycznych dla stosunku pracy, w tym dotyczących urlopów, nadgodzin, kar porządkowych czy czasu pracy.
Podsumowując, przy prawidłowym sporządzaniu i stosowaniu umów cywilnoprawnych istotne są:
- Swoboda wykonawcy – w umowie zlecenia nie określamy dokładnych godzin pracy ani miejsca, jeśli nie jest to niezbędne do wykonania usługi.
- Brak podporządkowania i kierownictwa zlecającego– nie wydajemy poleceń służbowych w typowym rozumieniu prawa pracy.
- Faktyczna realizacja – sposób wykonywania usług musi odpowiadać zapisom umowy – inaczej PIP może uznać ją za próbę obejścia przepisów.
Umowa cywilnoprawna powinna być elastyczna i oparta na niezależności wykonawcy, a jej zapisy oraz praktyka realizacji muszą świadczyć o tym, że nie jest to stosunek pracy. To najprostszy sposób, by ograniczyć ryzyko przekwalifikowania umowy przez PIP.
Podsumowanie
Nowe kompetencje Państwowej Inspekcji Pracy – zwłaszcza rygor natychmiastowej wykonalności decyzji – mogą przynieść dla przedsiębiorców poważne i kosztowne konsekwencje. Już teraz zalecamy zatem przygotowanie się do nadchodzących zmian.
Zespół Prawa Pracy i HR kancelarii Sobczyńscy i Partnerzy | FSG Prawo posiada wieloletnie doświadczenie w doradztwie prawnym na rzecz czołowych pracodawców w Polsce.
Z przyjemnością wesprzemy Państwa w przygotowaniu oraz wdrożeniu niezbędnych zmian wynikających z najnowszych nowelizacji przepisów.
Oleksandr Momot – Prawnik
Katarzyna Gohling – Adwokat
0 Komentarzy