Informacja dotycząca Dyrektywy o ochronie praw sygnalistów

I. Zakres informacji

Celem przygotowanego dla Państwa opracowania jest przybliżenie i wyjaśnienie przepisów dotyczących obsługi i ochrony sygnalistów tj. osób zgłaszających nieprawidłowości w przedsiębiorstwie, wydanych na podstawie Dyrektywy Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2019/1937 z dnia 23 października 2019 r. w sprawie ochrony osób zgłaszających naruszenia prawa Unii (Dz.Urz.UE.L Nr 305, str. 17) , dalej jako Dyrektywa, co do których wprowadzenia w swoich zakładach pracy będą zobowiązani przedsiębiorcy.

Dyrektywa co do zasady ma zastosowanie do przedsiębiorców zatrudniających co najmniej 50 pracowników, z tym zastrzeżeniem, że Polska na podstawie wewnętrznych przepisów może zobowiązać podmioty zatrudniające mniej niż 50 pracowników do stosowania Dyrektywy.

II. Zasady wynikające z Dyrektywy

1. Cel wprowadzenia Dyrektywy

Generalnym celem Dyrektywy jest poprawa egzekwowania prawa Unii Europejskiej poprzez ustalenie wspólnych zasad zapewniających ochronę sygnalistów tj. osób zgłaszających naruszenia przepisów prawa Unii.

2. Kim jest sygnalista?

Dyrektywę stosuje się do tzw. sygnalistów, czyli do osób dokonujących zgłoszenia, pracujących w sektorze prywatnym lub publicznym, które uzyskały informacje na temat naruszeń w kontekście związanym z pracą.

Sygnalistą może być pracownik (w tym osoba zatrudniona w niepełnym wymiarze czasu pracy, osoba zatrudniona na podstawie umowy o pracę na czas nieokreślony lub określony, a także osoba zatrudniona na podstawie stosunku pracy z agencją pracy tymczasowej), osoba prowadząca działalność na własny rachunek, akcjonariusz, wspólnik, osoba pracująca pod nadzorem i kierownictwem wykonawców, podwykonawców i dostawców.

3. Czego dotyczy Dyrektywa

Przepisy Dyrektywy mają zachęcać sygnalistów do zgłaszania nieprawidłowości w przedsiębiorstwach w szczególności w zakresie: zamówień publicznych, usług, produktów, rynków finansowych, zapobiegania praniu brudnych pieniędzy i finansowania terroryzmu; bezpieczeństwa produktów i ich zgodności z wymogami; bezpieczeństwa transportu; ochrony środowiska; zdrowia publicznego; ochrony konsumentów, ochrony radiologicznej i bezpieczeństwa jądrowego; bezpieczeństwa żywności i pasz, zdrowia i dobrostanu zwierząt; ochrony prywatności i danych osobowych oraz bezpieczeństwa sieci i systemów informacyjnych; (…). 

4. Ochrona sygnalistów

Dyrektywa przewiduje ochronę prawną sygnalistów, w szczególności ochronę przeciwko działaniom odwetowym np. w postaci zastraszania lub mobbingu wobec sygnalistów.

Sygnalista jest objęty ochroną wynikającą z Dyrektywy, pod warunkiem że:

• miał uzasadnione podstawy, by sądzić, że zgłaszane nieprawidłowości są prawdziwe; oraz
• dokonał zgłoszenia wewnętrznego, zgłoszenia zewnętrznego lub ujawnienia publicznego.

5. Jak zgłosić nieprawidłowości u pracodawcy

Sposób w jaki mogą być przekazywane przez sygnalistów informacje na temat naruszeń to tzw. kanały dokonywania zgłoszeń, które mogą mieć formę:

• wewnętrznych kanałów według procedur obowiązujących u pracodawcy;
• zewnętrznych kanałów;
• ujawnienia publicznego.

6. Wewnętrzne kanały zgłoszeń

Sygnalista może przekazać informacje o naruszeniach wewnątrz przedsiębiorstwa, czyli za pomocą tzw. wewnętrznych kanałów zgłoszeń.

Osoby zgłaszające nieprawidłowości powinny być zachęcane do dokonywania w pierwszej kolejności zgłoszeń wewnętrznych swojemu pracodawcy, jeżeli mogą rozsądnie oczekiwać, że zgłoszenie dokonane w taki sposób odniesie skutek. Temu właśnie mają służyć wewnętrzne kanały i procedury, do których ustanowienia zobowiązani zostaną przedsiębiorcy. Oprócz samej procedury dokonywania zgłoszeń przez sygnalistów, przedsiębiorcy będą musieli ustalić także wewnętrzne zasady podejmowania działań następczych tj. działań które będą podejmowane w celu oceny czy zarzuty zawarte w zgłoszeniu sygnalisty są prawdziwe oraz w celu zaradzenia zgłoszonym przez sygnalistę naruszeniom. 

7. Kto przyjmuje zgłoszenia o nieprawidłowościach

Wyjaśnieniem informacji podanych przez sygnalistę w zgłoszeniu wewnętrznym  mogą zajmować się wyznaczone przez przedsiębiorcę osoby lub wyznaczony dział lub wyznaczone osoby trzecie z zewnątrz przedsiębiorstwa.

8. Postępowanie w zakładzie pracy przypadku zgłoszenia nieprawidłowości

Procedury dokonywania zgłoszeń obowiązujące w zakładzie pracy powinny przewidywać:

• utworzenie kanałów przyjmowania zgłoszeń zaprojektowanych, ustanowionych
  i obsługiwanych w bezpieczny sposób zapewniający ochronę poufności tożsamości sygnalisty i osób wymienionych w zgłoszeniu sygnalisty oraz w sposób uniemożliwiający uzyskanie do nich dostępu osobom nieupoważnionym;
• potwierdzenie sygnaliście przyjęcia zgłoszenia w terminie siedmiu dni od jego otrzymania;
• wyznaczenie bezstronnej osoby do podejmowania działań następczych;
• podejmowanie z zachowaniem należytej staranności działań następczych;
• rozsądny termin na przekazanie informacji zwrotnych sygnaliście, który dokonał zgłoszenia tj. informacji na temat planowanych lub podjętych działań następczych i ich powodów. Termin na przekazanie tych informacji nie może przekraczać trzech miesięcy od potwierdzenia otrzymania zgłoszenia sygnalisty, a w przypadku gdy potwierdzenie takie nie było wysyłane, trzech miesięcy od upływu 7 dni od dokonania zgłoszenia przez sygnalistę;
• zapewnienie zrozumiałych i łatwo dostępnych informacji na temat procedur na potrzeby dokonywania zgłoszeń zewnętrznych do właściwych organów.

9. Sposób zgłoszenia nieprawidłowości wewnątrz przedsiębiorstwa

Zgłoszenie nieprawidłowości będzie mogło być dokonywane na piśmie, ustnie, za pośrednictwem nagrywanej linii telefonicznej.

10. Zgłoszenie nieprawidłowości do odpowiedniego organu

Informacje o nieprawidłowościach w przedsiębiorstwie mogą być przekazywane również w formie zgłoszenia zewnętrznego, czyli bezpośrednio właściwym organom lub urzędom. Zasady, sposób i procedury dokonywania zgłoszeń, będą podane do wiadomości na stronach internetowych właściwych organów lub urzędów.

11. Ujawnienie publiczne

Ujawnienie publiczne to podanie do wiadomości publicznej informacji na temat naruszeń.  Osoby które dokonają ujawnienia publicznego bezpośrednio powinny kwalifikować się do objęcia ochroną, w przypadku kiedy:

• dokonały w pierwszej kolejności zgłoszenia wewnętrznego i zewnętrznego ale w odpowiedzi na jej zgłoszenie nie zostały podjęte żadne odpowiednie działania;
• mają uzasadnione podstawy, by sądzić, że:
  – naruszenie może stanowić bezpośrednie lub oczywiste zagrożenie dla interesu publicznego, na przykład w przypadku sytuacji wyjątkowej lub ryzyka wystąpienia nieodwracalnej szkody; lub
  – w przypadku dokonania zgłoszenia zewnętrznego grozić jej będą działania odwetowe lub istnieje niewielkie prawdopodobieństwo skutecznego zaradzenia naruszeniu z uwagi na szczególne okoliczności sprawy, takie jak możliwość ukrycia lub zniszczenia dowodów lub możliwość istnienia zmowy między organem a sprawcą naruszenia lub udziału organu w naruszeniu.

III. Zasady ogólne mające zastosowanie w przypadku zgłoszeń sygnalistów do pracodawcy lub bezpośrednio do odpowiedniego organu lub urzędu

1. Obowiązek zachowania poufności.

Tożsamość sygnalisty nie może zostać ujawniona osobie nieupoważnionej do przyjmowania zgłoszeń i podejmowania działań następczych.

Sygnalista  nie powinien ponosić żadnych negatywnych konsekwencji wynikających np. z klauzul lojalności zawartych umowach lub konsekwencji wynikających z umów o zachowaniu poufności, jeżeli ujawnienie informacji objętych zakresem tych klauzul lub umów jest niezbędne do dokonania zgłoszenia i ujawnienia naruszenia.  Jeżeli te warunki są spełnione, sygnalista dokonujący zgłoszenia nie powinien ponosić żadnej odpowiedzialności, czy to o charakterze cywilnym, karnym, administracyjnym, czy też odpowiedzialności związanej z zatrudnieniem.

2. Przetwarzanie danych osobowych

Przetwarzania danych osobowych zgodnie z niniejszą Dyrektywą, dokonuje się zgodnie z rozporządzeniem (UE) 2016/679 i dyrektywą (UE) 2016/680. Przetwarzanie danych osobowych następuje więc zgodnie z RODO.

3. Obowiązek prowadzenia rejestrów zgłoszeń

Na mocy Dyrektywy przedsiębiorcy będą zobowiązani również do prowadzenia rejestru wszystkich przyjętych zgłoszeń.

4. Zakaz działań odwetowych

Dyrektywa przewiduje, że zakazane są jakiekolwiek działania odwetowe względem sygnalisty podejmowane m.in. w następujących formach:

• zawieszenia, przymusowego urlopu bezpłatnego, zwolnienia lub równoważnych środków;
• degradacji lub wstrzymania awansu;
• przekazania obowiązków, zmiany miejsca pracy, obniżenia wynagrodzenia, zmiany godzin pracy;
• wstrzymania szkoleń;
• negatywnej oceny wyników lub negatywnej opinii o pracy;
• nałożenia lub zastosowania jakiegokolwiek środka dyscyplinarnego, nagany lub innej kary, w tym finansowej;
• przymusu, zastraszania, mobbingu lub wykluczenia;
• dyskryminacji, niekorzystnego lub niesprawiedliwego traktowania;
• nieprzekształcenia umowy o pracę na czas określony w umowę o pracę na czas nieokreślony, w sytuacji gdy pracownik mógł mieć uzasadnione oczekiwania, że zostanie mu zaoferowane stałe zatrudnienie;
• nieprzedłużenia lub wcześniejszego rozwiązania umowy o pracę na czas określony;
• szkody, w tym nadszarpnięcia reputacji danej osoby, zwłaszcza w mediach społecznościowych, lub strat finansowych, w tym strat gospodarczych i utraty dochodu;
• umieszczenia na czarnej liście na podstawie nieformalnego lub formalnego porozumienia sektorowego lub branżowego, co może skutkować tym, że dana osoba nie znajdzie w przyszłości zatrudnienia w danym sektorze lub danej branży;
• wcześniejszego rozwiązania lub wypowiedzenia umowy dotyczącej towarów lub umowy o świadczenie usług;
• odebrania licencji lub zezwolenia;
• skierowania na badania psychiatryczne lub lekarskie.

5. Środki ochrony przed działaniami odwetowymi

Sygnaliści powinni być chronieni przed działaniami odwetowymi:

6. Ochrona osób, których dotyczy zgłoszenie

Osoby, których dotyczy zgłoszenie korzystają w pełni z prawa do skutecznego środka ochrony prawnej, dostępu do bezstronnego sądu, domniemania niewinności i prawa do obrony, w tym prawa do bycia wysłuchanym i prawa dostępu do akt.

7. Kary

Państwa członkowskie, w tym Polska powinny ustanowić sankcje wobec podmiotów, które:

• utrudniają lub usiłują utrudniać dokonywanie zgłoszeń;
• podejmują działania odwetowe wobec sygnalistów;
• wszczynają uciążliwe postępowania przeciwko sygnalistom;
• dopuszczają się naruszeń obowiązku zachowania poufności tożsamości osób dokonujących zgłoszenia.

IV. Wejście w życie

Co do zasady Polska ma obowiązek wprowadzić przepisy niezbędne do wykonania niniejszej Dyrektywy do dnia 17 grudnia 2021 r.

Podmioty zatrudniające, co najmniej 250 pracowników zobowiązane są do stosowania Dyrektywy i wdrożenia wynikających z niej procedur od 17 grudnia 2021.

W odniesieniu do przedsiębiorców działających w sektorze prywatnym i zatrudniających od 50 do 249 pracowników możliwe jest odroczenie daty wypełnienia obowiązku ustanowienia wewnętrznych kanałów dokonywania zgłoszeń do dnia 17.12.2023 r., na podstawie wewnętrznych polskich przepisów.

Na dzień sporządzenia niniejszej informacji prawnej polskie przepisy wdrażające Dyrektywę nie zostały jeszcze ustanowione. O wszelkich zmianach w tym zakresie będziemy Państwa na bieżąco informować.

Autorzy:
Michał Sobczyński – Partner zarządzający, adwokat
Magdalena Kapitan – radca prawny
Katarzyna Gohling – adwokat