Doręczenia elektroniczne

Dnia 5 października 2021 roku weszły w życie przepisy ustawy o doręczeniach elektronicznych. Akt nakłada na określone w ustawie podmioty obowiązek stosowania nowych zasad w zakresie wymiany korespondencji z organami administracji publicznej oraz sądami. Poniżej prezentujemy najważniejsze zmiany w tym zakresie wraz z opisem skutków odejścia od tradycyjnej formy komunikacji.

Czym są doręczenia elektroniczne?

Tak zwane e-Doręczenia (ADE) mają w założeniu usprawnić przepływ informacji. Jest to forma komunikacji, która umożliwia odbieranie i wysyłanie korespondencji elektronicznie poprzez sieć Internet. Rozwiązanie wiąże się ze stopniową rezygnacją z konieczności wysyłania i odbierania pism w formie papierowej za pośrednictwem operatora pocztowego.  

Kto może skorzystać z e-Doręczeń?

Przepisy ustawy nie przewidują ograniczeń podmiotowych w zakresie możliwości korzystania z usługi doręczeń elektronicznych. Zgodnie z art. 4 ust. 1 ustawy o doręczeniach elektronicznych podmiot publiczny doręcza korespondencję wymagającą uzyskania potwierdzenia jej nadania lub odbioru z wykorzystaniem publicznej usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego na adres do doręczeń elektronicznych wpisany do bazy adresów elektronicznych. W konsekwencji, jedynym wymogiem w zakresie korzystania z usługi e-Doręczeń jest posiadanie adresu do doręczeń elektronicznych.

Warto w tym miejscu zaznaczyć, że adres do doręczeń elektronicznych nie jest adresem e-mail. Jest to odrębny adres utworzony przez Ministra właściwego do spraw informatyzacji na wniosek bądź – w przypadku dokonywania wpisów do Krajowego Rejestru Sądowego (KRS) oraz Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej (CEIDG) – automatycznie. Po utworzeniu indywidualnego adresu do e-Doręczeń zostaje on wpisany do bazy adresów elektronicznych (BAE).

Dla wskazanych enumeratywnie kategorii podmiotów ustawa wprowadza ponadto obowiązek stosowania usługi e-Doręczeń.

Czy spółki handlowe mają obowiązek korzystania z systemu e-Doręczeń?

Przepisy ustawy o doręczeniach elektronicznych zakładają wprowadzanie zmian stopniowo w odniesieniu do wskazanych grup podmiotów. W konsekwencji, wytypowane niżej grupy zostały obciążone obowiązkiem korzystania z systemu e-Doręczeń w następujących terminach:

1. Podmioty niepubliczne mające wpis w KRS – 5 lipca 2022 r., przy czym dla przedsiębiorców zarejestrowanych w KRS przed 5 lipca 2022 r. – 1 października 2022 r.,
2. Przedsiębiorcy zarejestrowani w CEIDG – 1 października 2026 r., przy czym już od 01 lutego 2023 roku dla przedsiębiorców nowo rejestrowanych w CEIDG,
3. NFZ, ZUS, KRUS, organy kontroli państwowej i ochrony prawa oraz jednostki budżetowe obsługujące te organy – 5 lipca 2022 r.,
4. Organy administracji rządowej oraz jednostki budżetowe obsługujące te organy, zawody zaufania publicznego – 5 lipca 2022 r.,
5. Uczelnie wyższe, PAN – 1 stycznia 2023 r.,
6. Jednostki samorządu terytorialnego i ich związki – 1 stycznia 2024 r.,
7. Niewymienione wcześniej podmioty publiczne – 1 stycznia 2025 r.,
8. Podmioty niepubliczne mające wpis w CEIDG – 30 września 2026 r.,
9.  Sądy i trybunały, komornicy, prokuratura, organy ścigania i Służba Więzienna – 1 października 2029 r.

Przedsiębiorcy wpisani do rejestru przedsiębiorców KRS, w tym spółki prawa handlowego, zostali zobowiązani do korzystania z formy doręczeń elektronicznych od dnia 5 lipca 2022 r., przy czym dla podmiotów zarejestrowanych przed tą datą obowiązek ten istnieje od dnia 1 października 2022 r.

Począwszy od tego dnia, wniosek o założenie adresu do e-Doręczeń stanie się obligatoryjnym elementem każdego składanego wniosku o rejestrację, zmianę danych spółki czy jej wykreślenie z Krajowego Rejestru Sądowego. Wskazać należy, że brak jest przeciwskazań, aby wniosek o utworzenie ADE złożyć jeszcze przed dniem wprowadzenia tego obowiązku.

Jaka jest struktura adresu do e-Doręczeń (ADE)

Strukturą adresu do e-Doręczeń jest ciąg znaków przeznaczony do realizacji usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego, który umożliwi otrzymywanie i wysyłanie korespondencji drogą elektroniczną.

Adres do e-Doręczeń ma następującą strukturę:

AE:PL-XXXXX-XXXXX-YYYYY-ZZ

gdzie:

AE – rodzaj identyfikatora – oznaczający adres elektroniczny,

PL – kod kraju zgodnie ze standardem ISO 3166,

X – cyfra,

Y – litera,

ZZ – cyfry oznaczające sumę kontrolną.

Przykładowy adres: AE:PL-12345-67890-ABCDE-12

Funkcjonalność e-Doręczeń

Wprowadzenie obowiązku korzystania z adresów do doręczeń elektronicznych według ustalonego przez przepisy ustawy porządku wiąże się z wieloma pozytywnymi skutkami. Wymiana korespondencji z organami władzy publicznej oraz sądami za pomocą usługi elektronicznej może w znacznym stopniu wpłynąć na usprawnienie komunikacji w ramach prowadzonych postępowań. Wymiana informacji na odległość, składanie wniosków czy podań za pomocą sieci Internet wydaje się również korzystnym rozwiązaniem z uwagi na panującą pandemię wywołaną rozprzestrzenianiem się wirusa SARS-CoV-2 oraz okresowe restrykcje dotyczące funkcjonowania urzędów i instytucji państwowych. Podmioty niepubliczne mogą ponadto używać adresów dostępnych w BAE do prowadzenia korespondencji z innymi podmiotami niepublicznymi.

Usługa e-Doręczeń oraz stopniowe jej rozpowszechnianie wiąże się z szeregiem pozytywnych skutków zarówno dla podmiotów publicznych, jak i niepublicznych, takich jak spółki prawa handlowego. W praktyce, wiele systemów działających z wykorzystaniem sieci Internet zmaga się z własnymi problemami natury technicznej, co można zaobserwować na przykładzie działania Portali Informacyjnych Sądów Powszechnych. Jako efekt prac w ramach programu „Od papierowej do cyfrowej Polski”, system obsługujący e-Doręczenia ma jednak potencjał do stanowienia dużego kroku w stronę postępującej cyfryzacji.