Z dniem 1 stycznia 2022 roku, za sprawą nowelizacji ustawy o rachunkowości, wprowadzona została istotna zmiana dotycząca składania podpisów na sprawozdaniach finansowych. Ustawodawca postanowił umożliwić podpisanie sprawozdania finansowego przez jedną z osób wchodzącą w skład organu wieloosobowego kierującego podmiotem.
Złożenie sprawozdania finansowego na obecnych zasadach
Ustawa o rachunkowości jednoznacznie wskazuje, że każde sprawozdanie finansowe powinno zostać podpisane przez kierownika jednostki. Kierownikiem jednostki w rozumieniu ustawy są:
- członkowie zarządu spółek kapitałowych (w przypadku organu wieloosobowego są to wszyscy członkowie zarządu),
- wspólnicy prowadzący sprawy spółki cywilnej i spółki jawnej,
- wspólnicy prowadzący sprawy spółki partnerskiej albo jej zarząd,
- komplementariusze prowadzący sprawy spółki komandytowej i komandytowo-akcyjnej.
Dotychczas w przypadku, gdy spółką kierował zarząd wieloosobowy, każdy z członków zarządu miał obowiązek podpisania sprawozdania finansowego. Wynika to z przepisu art. 52 ustawy o rachunkowości. Z kolei treść przepisu art. 69 ust. 1 powyższej ustawy nakazuje kierownikowi jednostki złożyć roczne sprawozdanie finansowe w terminie 15 dni od jego zatwierdzenia. Zgodnie z przepisem art. 45 ust. 1f tej ustawy sprawozdanie finansowe sporządza się w postaci elektronicznej oraz opatruje się kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym albo podpisem osobistym.
Podpisywanie sprawozdań finansowych po 1 stycznia 2022 r.
Nowelizacja wprowadza przepis ust. 2b do art. 52 ustawy o rachunkowości, zgodnie z którym w przypadku posiadania przez spółkę wieloosobowego organu kierowniczego, sprawozdanie finansowe będzie mogła podpisać nawet jedna osoba wchodząca w skład tego organu.
Aby móc skorzystać z rozwiązania wprowadzonego tym przepisem pozostałe osoby wchodzące w skład organu powinny złożyć oświadczenia, że sprawozdanie finansowe spełnia wymagania przewidziane w ustawie, albo odmów złożenia takich oświadczeń. Takie oświadczenia należy następnie załączyć do sprawozdania finansowego.
Ponadto, na podstawie przepisu art. 52 ust. 3 pkt 2) ustawy o rachunkowości regulacje te mają odpowiednie zastosowanie również do sprawozdań z działalności jednostki, przy czym sprawozdania z działalności jednostki nie podpisuje osoba, której powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych.
W jakiej formie należy sporządzić oświadczenia pozostałych członków organu?
Członkowie organu wieloosobowego będą mogli sporządzić wspomniane w ustawie oświadczenia w postaci elektronicznej, opatrując dokument kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym, podpisem osobistym bądź w postaci papierowej opatrując je własnoręcznym podpisem. W konsekwencji, należy stwierdzić, że w tym zakresie ustawa przewiduje szeroki wybór możliwej do zastosowania formy.
Skutki wprowadzanych zmian
Obowiązek złożenia sprawozdania finansowego dotychczas mógł wiązać się z wieloma utrudnieniami dla wieloosobowego organu kierującego spółką. Wynikały one chociażby z braku biegłej znajomości obsługi komputera przez poszczególnych członków organu, trudności z biegłą komunikacją w języku polskim, braku nadanego nr PESEL czy trudności w uzyskaniu kwalifikowanego podpisu elektronicznego lub profilu zaufanego. Po zmianie przepisów art. 52 ustawy o rachunkowości takie osoby mogą złożyć odpowiednie oświadczenia w formie papierowej, a podpisanie sprawozdania pozostawić w rękach jednego z członków zarządu.
Za kluczowy problem można uznać dotychczasowy wymóg złożenia podpisu za pomocą podpisu elektronicznego czy profilu zaufanego ePUAP. Co oczywiste, nie każdy członek organu, ma miejsce zamieszkania na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej, w związku z czym może nie posiadać numeru PESEL. Jedyną dostępną formą podpisu pozostawał w takich sytuacjach podpis elektroniczny, przy czym w przypadku osób pochodzących z krajów spoza terenu Unii Europejskiej należało zweryfikować, czy uzyskany w danym państwie podpis elektroniczny spełnia wymogi podpisu elektronicznego obowiązujące w Polsce.
Ocena zmian w aspekcie sprawozdawczości spółek
Zmianę regulacji przepisów art. 52 ustawy o rachunkowości należy ocenić pozytywnie. Wprowadzane zmiany znacznie ułatwią wypełnianie obowiązków sprawozdawczych przez spółki prawa handlowego i w konsekwencji pozwolą uniknąć negatywnych konsekwencji prawnych przewidzianych w przypadku ich zaniedbania. Nowelizacja wywrze szczególnie pozytywny wpływ na spółki kapitałowe z udziałem zagranicznym, poprzez wyeliminowanie potencjalnych utrudnień związanych z uzyskiwaniem numeru PESEL bądź tworzeniem podpisów elektronicznych.
Wprowadzone zmiany przekładają się na możliwość uniknięcia wielu problemów towarzyszących podpisywaniu sprawozdań finansowych, bowiem prawidłowe podpisanie sprawozdania ma kluczowe znaczenie dla funkcjonowania spółek prawa handlowego. Wynika to z faktu, że brak podpisu na sprawozdaniu finansowym uniemożliwia jego zatwierdzenie, a w konsekwencji również i podział zysku.
0 Komentarzy