Rodzaje wpisów do Krajowego Rejestru Sądowego: wpis deklaratoryjny oraz wpis konstytutywny

Prowadząc działalność w formie spółki handlowej należy brać pod uwagę konieczność składania wniosków do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego (dalej: „KRS”). Przykładowo konieczną czynnością stanie się zmiana umowy spółki, adresu, zmiana zarządu, czy też dokonanie zmian w zakresie innych informacji ujawnionych w KRS.

Istotnym pytaniem w związku ze składanym wnioskiem jest charakter wpisu w KRS, tj. czy dokonywane zmiany, które nie uzyskały jeszcze wpisu do rejestru KRS już obowiązują czy dopiero wpis sprawia, że wywołują one skutki prawne. Konieczne bowiem często jest określenie daty, od której członek zarządu będzie mógł podpisywać umowy lub też datę, od której spółka będzie mogła używać nowego adresu czy nazwy.

Aby odpowiedzieć na postawione wyżej rozważania należy wyróżnić następujące pojęcia – wpis konstytutywny oraz wpis deklaratoryjny.

Wpis deklaratoryjny

Wpisy do KRS, co do zasady mają charakter deklaratoryjny. Oznacza to, że taki rodzaj wpisów nie wymaga dla swojej ważności rejestracji w KRS. Czynność staje się więc skuteczna z momentem jej dokonania, np. podjęcia uchwały. Zgłoszenie zmiany do KRS ma charakter jedynie porządkowy, potwierdzający dany stan rzeczy, jednakże nadal jest obowiązkiem spółki. Takiego zgłoszenia porządkowego należy dokonać w terminie 7 dni od dnia zajścia zdarzenia uzasadniającego dokonanie wpisu w rejestrze, chyba że przepis szczególny stanowi inaczej.

Jako przykład wpisów deklaratoryjnych można wskazać: powołanie, odwołanie czy też zawieszenie członków zarządu, czy rady nadzorczej, powołanie albo odwołanie prokurenta, zbycie udziałów w spółce (zmiana składu wspólników). Sądy wielokrotnie pochylały się nad kwestią wpisów deklaratoryjnych oraz tego jak powinien być rozumiany skutek deklaratoryjny. Dla przykładu można wskazać na wyrok Sądu Najwyższego z dnia 20 marca 2009 roku o sygn. akt I PK 1802/08, który wskazał, że prawidłowo podjęta uchwała o odwołaniu członka zarządu i powołaniu na jego miejsce innej osoby staje się skuteczna niezależnie od tego, czy zmiana taka zostaje ujawniona w KRS.

W kontekście omawianych wpisów do KRS należy wskazać, że ustawa wprowadza dwa domniemania względem zawartych informacji – domniemanie prawdziwości wpisów do rejestru (przepis art. 17 ustawy o Krajowym Rejestrze Sądowym) oraz domniemanie znajomości ogłoszonych wpisów (przepis art. 15 ustawy o Krajowym Rejestrze Sądowym). Wspomniane domniemania ułatwiają sytuację podmiotów rejestrowych, a także osób trzecich w sytuacji, gdy wpis w rejestrze nie odpowiada już prawdzie.

Podmiot rejestrowy jest związany wobec osób trzecich – będących w dobrej wierze – nieprawdą ujawnioną w rejestrze. Tym samym spółka nie może wobec osoby trzeciej działającej w dobrej wierze zasłaniać się nieprawdziwością treści wpisów, jeżeli nie wystąpiła niezwłocznie z żądaniem sprostowania, uzupełnienia lub wykreślenia wpisu. Jako przykład można przytoczyć wyrok Sądu Najwyższego z dnia 5 grudnia 2008 roku o sygn. akt III CZP 124/08, w którym sąd wskazał, że spółka nie może powoływać się wobec podmiotów trzecich na to, że określona osoba przestała być członkiem jej zarządu, gdy nie został zrealizowany obowiązek ujawnienia takiej zmiany w KRS. Mimo że spółka była nienależycie reprezentowana przy podejmowaniu określonej czynności prawnej, nie może ona powoływać się wobec osób trzecich działających w dobrej wierze na dane, które nie zostały wpisane do KRS.

Oprócz wskazanych wyżej przykładów możemy wyróżnić jako przykład wpisów deklaratoryjnych zmianę siedziby, czy adresu spółki (jeżeli nie ulega zmianie siedziba podmiotu), z wyłączeniem zmiany siedziby w przypadku spółek kapitałowych, które mają charakter konstytutywny. Należy rozróżnić pojęcie adresu i siedziby. Siedziba spółki odnosi się do pojęcia miejscowości. Natomiast adres spółki to natomiast nic innego, jak uzupełnienie jej siedziby, a więc nazwa ulicy oraz numer budynku i lokalu.

W dalszej kolejności przykładowo można wymienić wpis prokurenta (wyrok Sądu Najwyższego z dnia 20 października 2005 roku o sygn. akt II CK 120/05), zbycie ogółu praw i obowiązków wspólnika, otwarcie likwidacji i ustanowienie likwidatora (postanowienie Sądu Najwyższego z dnia 9 kwietnia 2008 roku o sygn. akt V CSK 508/07), zmiana składu osobowego organów (wyrok Sądu Apelacyjnego w Gdańsku z dnia 27 września 2017 r. o sygn. akt III AUa 430/17), sprzedaż udziałów w spółce (zamiana wspólnika) oraz też wzmianki dotyczące zgłoszenia dokumentów finansowych.

Wpis konstytutywny

Drugim ze wspomnianych wpisów jest wpis konstytutywny. Wpis ma charakter kreujący, z chwilą wpisu wiąże się skutek powstania, zmiany lub ustania prawa bądź stosunku prawnego. Musi on wynikać z przepisu prawa, przy czym może wynikać w sposób pośredni.

Przykładem wpisu o charakterze konstytutywnym, który wynika wprost z kodeksu jest: 

• powstanie spółki kapitałowej. Samo zawarcie umowy spółki powoduje jedynie powstanie spółki kapitałowej w organizacji, a zgodnie z przepisem art. 12 Kodeku spółek handlowych („KSH”) spółka kapitałowa z momentem wpisu do rejestru KRS uzyskuje osobowość prawną;
• rozwiązanie spółki;
• powstanie spółki osobowej, nabywa ona podmiotowość prawną dopiero z momentem wpisu do KRS (przepis art. 25¹ § 1, 94, 109 § 1, 134 § 1 KSH);
• pozbawienie partnera spółki partnerskiej prawa do reprezentowania (przepis art. 96 § 3 KSH);
• obniżenie sumy komandytowej w spółce komandytowej wobec wierzycieli, których wierzytelności powstały przed chwilą wpisania obniżenia do rejestru (przepis art. 113 KSH);
• we wszystkich spółkach kapitałowych, zmiana postanowień umowy spółki czy też statutu będzie skutkować rygorem wpisu konstytutywnego (przepis art. 255 § 1, 300¹⁰² § 1, 430 KSH). Przykładowo można wymienić elementy wspólne spółek kapitałowych, którymi będzie zmiana:
  • firmy spółki (nazwy);
  • siedziby spółki (miejscowości, w której zarejestrowana jest spółka);
  • czas trwania spółki, o ile był oznaczony;
  • przedmiotu działalności spółki (PKD);
  • wysokości kapitału zakładowego (podwyższenie lub obniżenie kapitału zakładowego), w szczególności dokonywanej poprzez zmianę umowy spółki lub statutu
• połączenie, podział, przekształcenie spółki.

W uzupełnieniu do powyższego, należałoby zaznaczyć, że Kodeks spółek handlowych przewiduje, pewne konsekwencje nadmiernego opóźnienia w rejestracji spółek kapitałowych oraz rejestracji zmian w umowie spółki lub statucie. Mianowicie jeżeli wniosek o rejestrację nie zostanie zgłoszony do sądu rejestrowego w terminie sześciu miesięcy od dnia zawarcia umowy spółki ulega ona rozwiązaniu. W przypadku spółki akcyjnej po upływie tego terminu licząc od daty sporządzenia statutu zarząd powinien niezwłocznie zawiadomić o tym przez ogłoszenie osoby mające interes prawny oraz zarządzić zwrot wpłaconych sum i wkładów niepieniężnych, a potencjalnie dokonać likwidacji spółki.

W przypadku rejestracji internetowo spółki z ograniczoną odpowiedzialnością (S24), tj. zawartej przy wykorzystaniu wzorca umowy, termin wynosi 7 dni.

Powyższe stosuje się odpowiednio do zgłoszenia zmiany umowy spółki. Z tym, że konsekwencją uchybienia sześciomiesięcznemu terminowi na zgłoszenie do sądu rejestrowego zmiany umowy spółki od dnia jej dokonania jest niewywoływanie skutków prawnych, tj. utrata mocy obowiązującej uchwały zgromadzenia wspólników podjętej w tym przedmiocie, a nie rozwiązanie umowy spółki (uchwała Sądu Najwyższego z dnia 29 kwietnia 2022 roku o sygn. akt III CZP 75/22).

W przypadku spółki akcyjnej, co do zasady, zarząd ma trzy miesiące (termin zawity) na zgłoszenie zmiany statutu do sądu rejestrowego licząc od dnia powzięcia uchwały przez walne zgromadzenie.

Podsumowanie

Należy zatem wskazać, ze zasadą jest charakter wpisów deklaratoryjnych w KRS, które mają na celu potwierdzać istniejący stan rzeczy, z zastrzeżeniem opisanych powyżej domniemań KRS. Wpisy konstytutywne wynikają zaś z treści ustawy, zaś czynności podjęte przez spółkę są skuteczne nie z momentem podjęcia określonej decyzji, ale dopiero z chwilą wpisu.

Niezależnie od charakteru wpisu, przepis artykułu 22 ustawy o Krajowym Rejestrze Sądowym, nakłada na spółkę obowiązek złożenia wniosku o wpis w ciągu 7 dni od zaistnienia zdarzenia uzasadniającego dokonanie wpisu, chyba że przepis szczególny stanowi inaczej. Skutkiem naruszenia terminu może być wszczęcia przez sąd rejestrowy postępowania przymuszającego.

W razie jakichkolwiek dalszych pytań oraz wątpliwości zachęcamy do kontaktu z ekspertami Zespołu Prawa Spółek i Transakcji kancelarii Sobczyńscy i Partnerzy | FSG Prawo.