Praktyczne aspekty prokury w spółkach kapitałowych – narzędzie stopniowego wprowadzenia menedżerów do zarządzania spółką

Niniejszy artykuł stanowi kolejny z cyklu poświęconego praktycznym aspektom (funkcjom) prokury w spółkach kapitałowych. Instytucja ta, ze względu na możliwość jej elastycznego kształtowania i stosowania w różnych konfiguracjach, pozwala wspólnikom (akcjonariuszom) realizować zróżnicowane cele związane z funkcjonowaniem spółki.

Tytułem przypomnienia należy wskazać, że prokura umożliwia spółce kapitałowej delegowanie uprawnień i kompetencji w zakresie reprezentacji Spółki na inne osoby, niż zarząd.

Jedną z istotnych funkcji praktycznych prokury w spółce kapitałowej jest możliwość stopniowego wprowadzenia menedżerów do zarządzania spółką. Temu właśnie zagadnieniu poświęcony jest niniejszy artykuł. Rozważania zostały ograniczone do sytuacji, w której wspólnicy (akcjonariusze) są zaangażowani w bieżące zarządzanie spółką poprzez pełnienie funkcji w jej zarządzie.

Podobnie jak w poprzednich opracowaniach – z uwagi na podobieństwo regulacji prostej spółki akcyjnej i spółki akcyjnej (w zakresie objętym artykułem) – dla uproszczenia odniesiono się do przepisów regulujących spółkę z o.o. i spółkę akcyjną., W artykule posłużono się skrótami:

• KSH: ustawa z dnia 15.12.2000 r. Kodeks spółek handlowych,
• KC: ustawa z dnia 15.04.1964 r. Kodeks cywilny.

Prokura – zakres umocowania do reprezentacji spółki kapitałowej

W odróżnieniu od pełnomocnictwa zwykłego, które może zostać udzielone przez spółkę kapitałową i którego zakres jest określany przez mocodawcę,  zakres umocowania prokurenta do reprezentacji spółki określa ustawa (KC).

Według przepisów KC zakres ten jest bardzo szeroki i został ukształtowany w oparciu o konstrukcję reguł i wyjątków odnoszących się do dwóch płaszczyzn: zakresu czynności oraz sposobu działania prokurenta:

1. Zakresu czynności

Zasadą jest, że:

• „(…) prokura obejmuje umocowanie do czynności sądowych i pozasądowych, jakie są związane z prowadzeniem przedsiębiorstwa” (reguła – art. 109¹ 1 i 2 KC),

Od tej reguły przewidziano jednak istotne wyjątki:

• „do zbycia przedsiębiorstwa, do dokonania czynności prawnej, na podstawie której następuje oddanie go do czasowego korzystania, oraz do zbywania i obciążania nieruchomości jest wymagane pełnomocnictwo do poszczególnej czynności” (wyjątek – art. 109³ KC),
• „prokurę można ograniczyć do zakresu spraw wpisanych do rejestru oddziału przedsiębiorstwa” (wyjątek – prokura oddziałowa art. 109⁵ KC);

2. Sposób działania:

W zakresie sposobu wykonywania prokury punktem wyjścia jest zasada, że:

• „Prokura może być udzielona (…) oddzielnie”
• „nie można ograniczyć prokury ze skutkiem wobec osób trzecich, chyba że przepis szczególny stanowi inaczej” (reguła – prokura samoistna art. 109⁴ 1 KC i art. 109¹§ 2 KC),

Jednocześnie ustawodawca przewiduje wyjątki od tej reguły:

• „Prokura może być udzielona kilku osobom łącznie” (wyjątek – prokura łączna art. 109⁴ 1 KC),
• „Prokura może obejmować umocowanie (…) wyłącznie do dokonywania czynności wspólnie z członkiem organu zarządzającego lub wspólnikiem uprawnionym do reprezentowania handlowej spółki osobowej.” (wyjątek – prokura łączna niewłaściwa 109⁴ § 1¹ KC).

Na marginesie należy wskazać, że poza zakresem niniejszego opracowania pozostają dalsze ograniczenia kompetencji prokurenta w zakresie reprezentacji wynikające z przepisów KSH. W określonych przypadkach ważności czynności dokonywanych przez spółkę kapitałową uzależniona jest bowiem od uprzedniego podjęcia  uchwały przez zgromadzenie wspólników (walne zgromadzenie) (art. 17, 228 i 393 KSH).

Zakres samodzielności prokurenta

Wprowadzenie menedżera do struktury zarządzania spółką poprzez udzielenie mu prokury wymaga określenia zakresu (poziomu) jego decyzyjności (samodzielności). Opisane wyżej regulacje prawne, oprócz określenia granic zakresu kompetencji prokurenta, pozwalają również na wskazanie kilku poziomów jego decyzyjności (samodzielności).

Można wyróżnić następujące modele:

• Prokura niewłaściwa łączna

Charakteryzuje się praktycznie brakiem samodzielności – czynność dokonywane są każdorazowo przez prokurenta łącznie z członkiem zarządu. Należy jednak zauważyć, że w przypadku obowiązywania dwuosobowej reprezentacji spółki (dwóch członków zarządu łącznie lub członek zarządu łącznie z prokurentem [art. 205 § 1, art. 373 § 1 KSH]) prokurent – przy braku dostępności drugiego członka zarządu – staje się  niezbędny do dokonania czynności, co w praktyce zwiększa jego wpływ na proces decyzyjny;

• Prokura łączna oddziałowa

Wymaga współdziałania co najmniej dwóch prokurentów, którzy mogą wyłącznie wspólnie dokonać czynności w imieniu spółki bez udziału zarządu, jednak wyłącznie w zakresie spraw związanych z działalnością oddziału. Model ten wprowadza mechanizm wzajemnej kontroli pomiędzy prokurentami, a jego zastosowanie uzależnione jest od formalnego wyodrębnienia oddziału ( wpisania do KRS prowadzonego dla spółki);

• Prokura łączna

Zakres decyzyjności (samodzielności) jest zbliżony do prokury łącznej oddziałowej – wymagana zgoda dwóch menedżerów co do realizacji danej czynności, jednakże bez ograniczenia do spraw związanych z działalnością oddziału spółki;

• Prokura samoistna oddziałowa

Umożliwia prokurentowi samodzielne dokonywanie czynności, jednak wyłącznie w sprawach związanych z działalnością oddziału spółki;

• Prokura samoistna

Zapewnia najszerszy z możliwych zakresów decyzyjności (samodzielności) – prokurenta dokonuje czynności samodzielnie w skali całej spółki (oczywiście w zakresie czynności, których prokurent może dokonać w ogóle).

Dodatkowo należy wskazać na możliwość szczególnego poszerzenia kompetencji prokurenta poprzez przyznanie mu – zarówno w przypadku prokury udzielonej indywidualnie, jak i prokury udzielonej łącznie – dodatkowego upoważnienia do reprezentowania spółki łącznie z członkiem zarządu. Konstrukcja ta stanowi odmianę prokury łącznej niewłaściwej, przy czym w tym przypadku jest to dodatkowa kompetencja prokurenta, a nie ograniczenie jego kompetencji czy decyzyjności (tj. nie ma wymogu, tylko możliwość działania łącznie z członkiem zarządu – art. 109⁴ § 1¹ KC).

Zakres samodzielności prokurenta – kwota / wartość czynności

Istotnym wnioskiem płynącym z analizy wyżej opisanych „górnych” (najszerszy zakres) jak i „dolnych” (najwęższy zakres) granic kompetencji i decyzyjności prokurenta jest to, że w ramach tych granic prokurent nie jest ograniczony kwotą / wartością czynności, których może dokonywać w imieniu i na rzecz spółki kapitałowej.

Jest to istotna kwestia praktyczna związana z prokurą, którą omówimy w odrębnym artykule.

Stopniowe wprowadzanie menedżerów do zarządzania spółką

W spółkach, w których wspólnicy są jednocześnie członkami zarządu, nierzadko pojawia się potrzeba zmiany modelu zarządzania. Wynika ona z różnych czynników, w szczególności z rosnącej skali działalności spółki. W praktyce prowadzi to najczęściej do dwóch zasadniczych potrzeb:

• delegowania niektórych czynności na pracowników / współpracowników tak, aby wspólnicy nie musieli uczestniczyć w podejmowaniu każdej decyzji wymagającej „złożenia podpisu”, lub też
• wychowania kadry menedżerskiej, która docelowo przejmie – w całości bądź w części – zarządzanie spółką, umożliwiając wspólnikom zajęcie się innymi sprawami, nie wyłączając często odkładanych „na później” kwestii rodzinnych, zdrowotnych, wypoczynku, działalności naukowej / społecznej czy hobby.

Opisane wyżej różne stopnie i metody ograniczeń prokurentów, zarówno co do kompetencji jak i poziomu decyzyjności, umożliwiają zaplanowanie i realizację procesu stopniowego wprowadzania menedżerów do przejęcia zarządzania spółką kapitałową. Oczywiście założeniem tego procesu jest możliwość bieżącej weryfikacji jego przebiegu i wyników. W przypadku pozytywnego przejścia kolejnych etapów tej swoistej „ścieżki rozwoju” przez menedżera, naturalnym krokiem może być powierzenie mu funkcji członka zarządu – domyślnie oddanie zarządzania spółką w ręce menedżera / menedżerów.

Podsumowanie

Prokura – ze względu na możliwość różnicowania jej form oraz związany z tym zróżnicowany zakres kompetencji i decyzyjności prokurenta – może stanowić efektywne narzędzie do stopniowego wprowadzania menedżerów do zarządzania spółką.

Oczywiście najważniejszym wnioskiem z tego artykułu jest konieczność każdorazowej analizy wszystkich uwarunkowań biznesowych i prawnych dotyczących danej spółki i jej wspólników, w celu zaprojektowania rozwiązań, które będą spełniały założone cele.

Paweł Pałasz- radca prawny