Przekształcenie JDG w spółkę z o.o. krok po kroku

Na pewnym etapie rozwoju firmy – najczęściej w związku ze wzrostem skali działalności lub planami inwestycyjnymi – wielu przedsiębiorców rozważa zmianę formy prowadzenia biznesu z jednoosobowej działalności gospodarczej na spółkę z ograniczoną odpowiedzialnością. Decyzja ta zazwyczaj podyktowana jest potrzebą ograniczenia ryzyka osobistego, ułatwienia pozyskiwania kapitału, a także poprawy wizerunku firmy w relacjach z kontrahentami i instytucjami finansowymi.

Warto jednak pamiętać, że przekształcenie JDG w spółkę z o.o. jest procedurą sformalizowaną i wymaga przejścia przez kolejne etapy przewidziane w Kodeksie spółek handlowych. Poniżej przedstawiamy praktyczny opis tego procesu – krok po kroku – pokazując, jak wygląda  przekształcenie przedsiębiorcy w spółkę z ograniczoną odpowiedzialnością.

Proces przekształcenia przedsiębiorcy – trzy etapy

Przekształcenie jednoosobowej działalności gospodarczej w spółkę z o.o. przebiega co do zasady w trzech następujących po sobie etapach:

• Etap menedżerski – obejmuje czynności przygotowawcze, w szczególności sporządzenie planu przekształcenia wraz z wymaganymi załącznikami oraz poddanie tego planu badaniu przez biegłego rewidenta;
• Etap właścicielski – polega na złożeniu przez przedsiębiorcę oświadczenia o przekształceniu jednoosobowej działalności gospodarczej w spółkę z o.o.;
• Etap sądowy – obejmuje rejestrację spółki przekształconej poprzez dokonanie wpis do rejestru przedsiębiorców KRS.

Poszczególne  czynności w ramach wymienionych etapów zostały opisane poniżej w porządku chronologicznym.

1. Sporządzenie sprawozdania finansowego dla celów przekształcenia

Pierwszym etapem procedury jest sporządzenie sprawozdania finansowego przedsiębiorcy przekształcanego dla celów przekształcenia. Sprawozdanie to sporządza się na dzień przypadający w miesiącu poprzedzającym sporządzenie planu przekształcenia.

Dokumenty powinien zostać porządzony zgodnie z wymogami Ustawy o rachunkowości, z zachowaniem układu właściwego dla rocznego sprawozdania finansowego przedsiębiorcy. W szczególności obejmuje on:

• bilans,
• rachunek zysków i strat,
• informację dodatkową.

Sprawozdanie finansowe sporządza się w formacie XML, co w praktyce oznacza konieczność odpowiedniego przygotowania danych księgowych jeszcze przed rozpoczęciem formalnej procedury przekształcenia.

Warto również zwrócić uwagę, że zgodnie z polskimi przepisami przedsiębiorcy mają do wyboru cztery formy opodatkowania: skalę podatkową, podatek liniowy, ryczałt od przychodów ewidencjonowanych oraz pełną księgowość.

W przypadku wyboru skali podatkowej albo podatku liniowego przedsiębiorca może prowadzić księgowości w formie Księgi Przychodów i Rozchodów (KPiR). Taka forma ewidencji nie wiąże się z obowiązkiem sporządzania rocznego sprawozdania finansowego w rozumieniu ustawy o rachunkowości. W konsekwencji sprawozdanie finansowe sporządzane wyłącznie na potrzeby przekształcenia powinno zostać przygotowane na podstawie podsumowania zapisów w KPiR, prowadzonych ewidencji podatkowych, spisu z natury oraz innych dokumentów umożliwiających rzetelne odtworzenie sytuacji majątkowej i finansowej przedsiębiorcy. Należy jednak uwzględnić, że może to wymagać dodatkowego nakładu pracy ze strony księgowości, wynikającego z konieczności zebrania i uzupełnienia danych z różnych źródeł.

Odmienna sytuacja dotyczy przedsiębiorców, których przychody netto ze sprzedaży towarów i produktów w poprzednim roku obrotowym wyniosły co najmniej równowartość 2 500 000 euro w walucie polskiej. W takim przypadku powstaje  obowiązek stosowania przepisów Ustawy o rachunkowości, a tym samym prowadzenia pełnej księgowości. Sprawozdanie finansowe sporządzane na potrzeby przekształcenia powinno wówczas zachować układ tożsamy z rocznym sprawozdaniem finansowym przedsiębiorcy.

2. Sporządzenie planu przekształcenia

Kolejnym etapem procedury jest sporządzenie planu przekształcenia jednoosobowej działalności gospodarczej w spółkę z ograniczoną odpowiedzialnością. Plan ten wymaga zachowania formy aktu notarialnego.

Do planu przekształcenia należy dołączyć następujące załączniki:

a) projekt oświadczenia o przekształceniu przedsiębiorcy, które powinno określać:

• formę prawną spółki, w jaką przekształcany jest przedsiębiorca;
• wysokość kapitału zakładowego spółki przekształconej;
• zakres praw przyznanych osobiście przedsiębiorcy jako wspólnikowi spółki przekształconej, jeżeli przewiduje się przyznanie takich praw;
• imiona i nazwiska członków zarządu spółki przekształconej;

b) projekt aktu założycielskiego spółki przekształconej;

c) wycenę składników majątku (aktywów i pasywów) przedsiębiorcy przekształcanego, sporządzoną na podstawie bilansu będącego elementem sprawozdania finansowego;

d) sprawozdanie finansowe sporządzone dla celów przekształcenia, o którym mowa w pkt 1 powyżej.

Plan przekształcenia wraz z załącznikami musi zostać sporządzony w formie aktu notarialnego.

3. Złożenie wniosku o wyznaczenie biegłego rewidenta

Po sporządzeniu planu przekształcenia przedsiębiorca składa do sądu rejestrowego, właściwego ze względu na swoją siedzibę, wniosek o wyznaczenie biegłego rewidenta w celu zbadania planu przekształcenia.

We wniosku można wskazać konkretnego biegłego. Z praktyki wynika, że sądy rejestrowe często przychylają się do takich wniosków. Samo postępowanie w przedmiocie wyznaczenia biegłego przez sąd trwa zazwyczaj około 2–3 tygodni.

4. Badanie planu przekształcenia przez biegłego rewidenta

Biegły rewident bada plan przekształcenia pod kątem jego poprawności i rzetelności. Termin sporządzenia opinii wyznacza sąd rejestrowy i – zgodnie z przepisami – nie może on przekroczyć dwóch miesięcy od dnia wydania postanowienia o wyznaczeniu biegłego.

W praktyce często zdarza się, że prace analityczne rozpoczynają się jeszcze przed formalnym wyznaczeniem biegłego przez sąd. Dzięki temu opinia może zostać wydana niezwłocznie po doręczeniu postanowienia, co znacząco przyspiesza cały proces i umożliwia szybkie przejście do kolejnego etapu przekształcenia.

5. Złożenie oświadczenia o przekształceniu i utworzenie spółki przekształconej

Po uzyskaniu pozytywnej opinii biegłego rewidenta przedsiębiorca przekształcany dokonuje kluczowych czynności finalizujących etap właścicielski, tj.:

• składa oświadczenie o przekształceniu,
• przyjmuje akt założycielski spółki przekształconej,
• powołuje zarząd spółki przekształconej.

Wszystkie powyższe czynności są dokonywane w formie aktu notarialnego, zgodnie z projektami dokumentów stanowiącymi załączniki do planu przekształcenia.

6. Wpis przekształcenia do Krajowego Rejestru Sądowego

Ostatnim etapem procedury jest złożenie do sądu rejestrowego wniosku o wpis przekształcenia do Krajowego Rejestru Sądowego. Z naszego doświadczenia wynika, że  rozpoznanie takiego wniosku zajmuje sądowi od około 2 do 4 tygodni, dlatego na etapie planowania procesu warto uwzględnić odpowiedni margines czasowy, tak aby wpis mógł zostać dokonany w założonym terminie.

Dobrą praktyką jest dołączenie do wniosku prośby o dokonanie wpisu spółki przekształconej w konkretnym dniu – najczęściej pierwszym dniu roboczym miesiąca. Istnieje również możliwość wskazania innego terminu, np. ostatniego dnia miesiąca lub jego połowy. Termin wpisu warto wcześniej skonsultować z działem księgowości, ponieważ termin ten ma istotne znaczenie dla prawidłowego rozliczenia transakcji realizowanych do dnia przekształcenia. W szczególności wpływa na obowiązki rachunkowe i podatkowe, takie jak zamknięcie i otwarcie ksiąg rachunkowych oraz sporządzenie wymaganych dokumentów sprawozdawczych.

Podsumowanie

Przekształcenie JDG w spółkę z o.o. jest procesem wieloetapowym, który wymaga starannego zaplanowania oraz sprawnej koordynacji działań prawnych, księgowych i organizacyjnych. Czas trwania procedury zależy od wielu czynników, w szczególności  od specyfiki prowadzonej działalności oraz sprawności działania podmiotów zaangażowanych w proces, takich jak sądu rejestrowego czy biegłego rewidenta. Przy sprawnym przebiegu wszystkich etapów przekształcenie trwa zazwyczaj od 3 do 6 miesięcy. Odpowiednie przygotowanie dokumentacji oraz współpraca z doświadczonymi doradcami pozwalają nie tylko usprawnić i skrócić cały proces, lecz także zminimalizować ryzyka związane z nieprzewidzianymi  konsekwencjami prawnymi, podatkowymi czy organizacyjnymi przekształcenia.

W razie jakichkolwiek dalszych pytań oraz wątpliwości zachęcamy do kontaktu z ekspertami Zespołu Prawa Spółek i Transakcji kancelarii Sobczyńscy i Partnerzy | FSG Prawo.

Kancelaria Sobczyńscy i Partnerzy | FSG Prawo posiada bogate doświadczenie w obszarze doradztwa korporacyjnego. Nasi eksperci z zespołu prawa spółek i transakcji pomogą dobrać rozwiązania bezpieczne, skuteczne  i dopasowane do indywidualnych potrzeb przedsiębiorcy.

Orest Ochocki – Partner, radca prawny

Adam Pospieszyński – radca prawny