W modelowym układzie relacji właścicielskich wspólnicy darzą zarząd pełnym zaufaniem, a sposób prowadzenia spraw spółki nie budzi zastrzeżeń. W realiach bieżącej działalności często pojawiają się jednak sytuacje, które zaburzają ten obraz. Pojawiające się rozbieżności interesów, konflikty między wspólnikami, wątpliwości co do prawidłowości działań zarządu czy potrzeba bieżącego monitorowania kondycji spółki powodują, że znaczenia nabiera realna możliwość weryfikacji jej funkcjonowania.
W niniejszym artykule wyjaśniamy, w jaki sposób wspólnik może skutecznie skorzystać z przysługującego mu prawa do kontroli.
Czym jest prawo kontroli wspólnika?
Prawo do kontroli przysługuje każdemu wspólnikowi spółki z o.o. – niezależnie od tego, czy posiada 1%, czy 49% udziałów. Nie jest konieczne spełnienie żadnych dodatkowych warunków ani uzyskanie zgody innego organu spółki. Wspólnik nie musi więc prosić o zgodę pozostałych wspólników ani oczekiwać na uchwałę Walnego Zgromadzenia.
Uprawnienie to obejmuje w szczególności możliwość przeglądania ksiąg i dokumentów spółki, sporządzania bilansu dla własnego użytku oraz żądania wyjaśnień od zarządu. Przez księgi i dokumenty należy rozumieć m.in księgi rachunkowe, sprawozdania finansowe, umowy zawarte przez spółkę, akta spraw sądowych, korespondencję, a także inne pisma. Ustawa nie wprowadza w tym zakresie zamkniętego katalogu – istotne jest jednak, aby dokumenty pozostawały w pośrednim lub bezpośrednim związku z działalnością spółki i jej organizacją.
Podobne zasady odnoszą się do żądania wyjaśnień od zarządu. Prawo kontroli przyznaje w tym zakresie znaczną swobodę, nie oznacza to jednak dowolności. Wspólnik nie może żądać w tym trybie wyjaśnień, które nie są związane ze sprawami spółki. Zawsze powinny one dotykać kwestii bezpośrednio lub choćby pośrednio powiązanych z wykonywaną przez nią działalnością.
Podstawą prawną prawa wspólnika do kontroli są przepisy zawarte w art. 212 § 1 KSH. Uprawnienia te są dość zbliżone do kompetencji przyznanych organowi nadzoru (art. 219 KSH), jednak nie mają tak szerokiego zakresu. Wspólnik co do zasady nie ma prawa do rewizji majątku spółki, wstępu do jej pomieszczeń czy żądania od zarządu i pracowników spółki składania sprawozdań – są to uprawnienia przypisane radzie nadzorczej. Ponadto, wspólnik może realizować swoje uprawnienia kontrolne wyłącznie wobec zarządu spółki, podczas gdy rada nadzorcza może żądać wyjaśnień również bezpośrednio od pracowników spółki.
Możliwe jest rozszerzenie zakresu prawa kontroli poprzez odpowiednie postanowienia umowy spółki[1]. W praktyce wskazuje się, że może to nastąpić np. poprzez przyznanie wspólnikowi uprawnień osobistych. Nie jest to jednak rozwiązanie ustawowe i wymaga odrębnego uregulowania – jak wskazuje część komentatorów[2].
Ograniczenia prawa kontroli wspólnika
Jak wskazano powyżej, prawo wspólnika do kontroli może zostać rozszerzone. Może zostać również ograniczone – lub nawet całkowicie wyłączone – jednak tylko w przypadku, gdy w spółce istnieje organ nadzoru, zgodnie z przepisem art. 213 § 3 ksh.
W praktyce oznacza to, że wspólnicy stają przed wyborem – czy zatrzymają przy sobie możliwość wykonywania indywidualnego prawa kontroli, czy też zamierzają powierzyć tę kompetencję wyodrębnionemu organowi. Drugie rozwiązanie niesie ze sobą określone korzyści – rada nadzorcza dysponuje bowiem znacznie szerszym, a wręcz nieograniczonym dostępem do informacji o sposobie prowadzenia spraw spółki. Zgodnie z przepisami art. 219 § 4 i 42, może badać wszystkie dokumenty spółki oraz żądać udzielenia wszelkich informacji, zaś zarząd nie ma podstaw do odmowy udzielenia informacji, jak może to uczynić w odniesieniu do wspólników. Oczywiście, nic nie stoi na przeszkodzie, by powołując organ nadzoru, jednocześnie pozostawić wspólnikom indywidualne prawo do kontroli, nie wyłączając go w umowie spółki.
Ograniczenie, a zwłaszcza całkowite wyłączenie uprawnień wynikających z przepisów art. 212 ksh, w istotny sposób osłabia pozycję wspólników mniejszościowych. W sytuacji podejrzenia nieprawidłowości, przy braku dostępu do informacji i jednoczesnym braku współpracy ze strony organu nadzoru, ich możliwości działania są znacząco ograniczone. W praktyce jedyną możliwością egzekwowania przez nich kontroli jest skorzystanie z uprawnienia przyznanego zgodnie z przepisem art. 223 ksh – jeśli wspólnik lub wspólnicy reprezentujący co najmniej jedną dziesiątą kapitału zakładowego zgłoszą takie żądanie, sąd rejestrowy, może, wyznaczyć firmę audytorską w celu zbadania rachunkowości oraz działalności spółki.
Należy podkreślić, niedopuszczalne jest wyłączenie lub ograniczenie prawa kontroli w stosunku do niektórych tylko wspólników, skoro ma ono charakter powszechny. W związku z tym, uchwała zmieniająca umowę spółki poprzez ograniczenie tego prawa, stanowi uszczuplenie prawa udziałowego każdego wspólnika i wobec tego, zgodnie z przepisem art. 246 § 3 ksh, wymaga uzyskania zgody każdego wspólnika[3]. Ustawodawca zapewnił więc daleko idącą ochronę uprawnienia z przepisów art. 212 ksh, w zasadzie dopuszczając jego ograniczenie tylko za zgodą uprawnionego – czy to na etapie zawierania umowy spółki i jej powstawania, czy też w trakcie jej istnienia.
Podkreślić ponadto należy, że nawet przy braku umownych ograniczeń prawa kontroli, dostęp do niektórych informacji może być ograniczony przepisami szczególnymi – np. dotyczącymi ochrony tajemnicy państwowej czy danych osobowych.
Miejsce i czas kontroli
Przepisy nie wskazują wprost, gdzie i kiedy powinna odbyć się kontrola. Z uwagi jednak na interes spółki przyjmuje się, że przeglądanie ksiąg i dokumentów powinno odbywać się przede wszystkim w siedzibie spółki. Dokumentacja co do zasady nie powinna być z niej wynoszona. Z tego samego względu prawo indywidualnej kontroli powinno być wykonywane w godzinach urzędowania spółki – w tych czasie wspólnik może z niego korzystać bez konieczności uprzedniego poinformowania. Wykonywanie tego uprawnienia powinno jednak mieścić się w granicach rozsądku, by nie zakłócać działalności spółki. Dopuszczalne jest także ustalenie w umowie spółki pewnych warunków, na przykład przez wskazanie miejsca czy ram czasowych wykonywania prawa kontroli. Nie mogą one jednak prowadzić do faktycznego uniemożliwienia jego wykonywania.
Czasami charakter badanej sprawy wymaga zrealizowania jej poza standardowymi godzinami. Jest to dopuszczalne, jednak wymaga uprzedniego poinformowania zarząd i uzgodnienia tej kwestii. Przepisy ustawy nie regulują takiego trybu, dlatego konieczna jest współpraca obu stron. Zgodnie z ustawą, uprawnienie wspólnika domyślnie obejmuje kontrolę w siedzibie spółki, w godzinach jej pracy. Odstępstwa od tej zasady wymagają zatem uzgodnienia z zarządem. Podobnie wygląda to w przypadku, gdy charakter danej sprawy wymaga zrealizowania kontroli poza siedzibą spółki i wyniesienia z niej części dokumentacji. Przekonujący dla spółki może być fakt, że zgodnie z literaturą przedmiotu, jeśli taka propozycja padła ze strony wspólnika, spółka godząc się na nią może żądać wyrównania dodatkowych kosztów, jakie musi ponieść w związku z umożliwieniem wspólnikowi wykonywania prawa kontroli poza normalnymi godzinami pracy.
Obecnie często wykorzystywanym rozwiązaniem jest wysłanie elektronicznych wersji dokumentów. Jest to wyjście dogodne dla obu stron – pozwala zapoznać się z materiałami w dowolnym miejscu i czasie, bez generowania zbędnych kosztów.
Niedopuszczalne jest natomiast wykorzystywanie prawa kontroli w sposób sprzeczny z jego celem, w szczególności dla szykanowania poszczególnych członków zarządu spółki czy też pozostałych wspólników. Przykładem takiego działania mogłoby być żądanie składania wyjaśnień od członków zarządu spółki tuż przed zakończeniem godzin pracy, bez uzasadnionych podstaw. W takim przypadku celem nie jest weryfikacja działalności, lecz destabilizowanie prac zarządu spółki.
Sposób realizacji kontroli
Jak wynika wprost z przepisu art. 212 § 1 ksh, wspólnik może przeglądać księgi i dokumenty spółki oraz sporządzać bilans dla własnego użytku. Jednoznacznie za dopuszczalne uznaje się sporządzanie własnoręcznych kopii, czy też sporządzanie odpowiednich notatek. Dyskusyjne jest natomiast, czy wspólnikowi służy prawo uzyskania odpisów (kserokopii, zdjęć) dokumentów udostępnionych przez zarząd. Przepis prawny nie przewiduje wprost takiej możliwości, wskazując tylko na możliwość przeglądania dokumentów. Część komentatorów wskazuje jednak, że mając na uwadze obecny poziom rozwoju technologicznego, spółka powinna umożliwić dokonywanie zapisów dokumentów na elektronicznych nośnikach danych.
Z drugiej strony, należy mieć na uwadze, że ryzyko ujawnienia tajemnic czy naruszenia przepisów o danych osobowych może stanowić podstawę do ograniczenia wspólnikom prawa do kontroli, nawet jeśli nie zostało to przewidziane w umowie spółki. Nieograniczone kopiowanie dokumentów zwiększa ryzyko ujawnienia tajemnic, znacznie bardziej niż wtedy, gdy zainteresowany wspólnik korzysta jedynie z prawa wglądu. Skopiowany dokument jest bowiem niepoświadczonym odpisem oryginału, który może być następnie dowolnie powielany i udostępniany osobom trzecim, co może stanowić źródło poważnej szkody spółki. W przypadku korespondencji, wzrasta również ryzyko naruszenia przepisów o ochronie danych osobowych.
W konsekwencji uprawnienia kontrolne wspólnika nie powinny być interpretowane rozszerzająco, gdyż podważałoby to minimalne standardy ochrony spółki przed wyciekiem wrażliwych informacji. Z treści przepisu art. 212 § 1 KSH wynika wprost, że granice prawa kontroli mają ograniczony, a nie nieograniczony zakres – obejmują ściśle określone czynności
Decyzja o umożliwieniu wspólnikowi sporządzenia kopii dokumentów lub szerszego sposób realizacji kontroli leży w gestii zarządu. Ewentualnej odmowy, podyktowanej interesem spółki – a nie tylko wolą utrudnienia kontroli – nie należy tym samym kwalifikować jako odmowy realizacji prawa kontroli. Nadużywanie prawa indywidualnej kontroli w spółce nie pozostaje bowiem w interesie spółki.
Drugim sposobem realizacji prawa do kontroli jest żądanie wyjaśnień od zarządu. W tym przypadku stanowisko doktryny jest jednolite. Choć można byłoby odnieść inne wrażenie, to właśnie ten sposób jest najbardziej typowym sposobem korzystania z prawa kontroli. Zasadą jest, że wspólnik może domagać się ustnych wyjaśnień. Pisemna odpowiedź na pytanie powinna być wyjątkiem, gdy odpowiedź ustna nie spełni oczekiwań ze względu na złożoność zagadnienia, liczbę danych lub szczegółów. W praktyce, częściej spotykane są odpowiedzi pisemne – odpowiedzi ustne byłyby bowiem możliwe tylko w przypadku krótkich, prostych pytań, a takie są rzadkością. Natura kontroli wymusza bowiem zadanie dość specyficznego pytania, na które zarząd woli przygotować odpowiedź.
Rada nadzorcza, zgodnie z przepisem art. 219 §4 ksh, ma kompetencje do żądania sporządzenia lub przekazania sprawozdania. Takiego uprawnienia nie przyznano wspólnikowi. Tym samym, decyzja co do formy – ustnej lub pisemnej – w przypadku braku innych uregulowań, pozostaje w gestii zarządu. Powinien on udzielić odpowiedzi niezwłocznie, oczywiście przy uwzględnieniu czasu niezbędnego do jej przygotowania. Zarząd może także udzielić wstępnych wyjaśnień ustnie i zobowiązać się do dostarczenia wyczerpującej odpowiedzi na piśmie w określonym terminie.
Oba sposoby realizacji kontroli są równorzędne. Decyzja, który z nich powinien zostać wykorzystany, należy do wspólnika. Powinien on skorzystać z tego, który odpowiednio zrealizuje jego prawo do kontroli, a jednocześnie jest możliwie najmniej uciążliwy dla spółki i niezakłócający jej bieżącej działalności.
Osoba towarzysząca
W przepisie art. 212 § 2 ksh, wprost wskazano, że wspólnik może wykonywać kontrolę osobiście lub z osobą upoważnioną. Taką osobą może być np. biegły rewident, doradca podatkowy lub radca prawny. Pomoc takiej osoby może być nieoceniona, zważywszy na fakt, że niejednokrotnie prawo do kontroli wykorzystywane jest w sytuacji konfliktu między wspólnikami, gdy współpraca z zarządem spółki jest utrudniona. Obecność specjalisty często działa dyscyplinująco, a jednocześnie pozwala na bardziej merytoryczną analizę dokumentów. Przykładowo udział biegłego rewidenta może pozwolić na wstępną ocenę, czy księgi rachunkowe są prowadzone rzetelnie i zgodnie z obwiązującymi standardami. Należy jednak podkreślić, że przepis w żaden sposób nie określa wymagań co do osoby towarzyszącej i jej kompetencji. Nie musi być to więc profesjonalista.
Istotne jest natomiast, że osoba trzecia może jedynie towarzyszyć wspólnikowi, a nie go zastępować. Wspólnik nie może powierzyć wykonania prawa kontroli innej osobie, nawet jeżeli jest to przedstawiciel zawodu zaufania publicznego – jak wspomniany biegły rewident – bez własnego udziału w czynnościach kontrolnych.
Kiedy zarząd może odmówić?
Prawo do kontroli nie ma charakteru absolutnego. Zarząd może odmówić wspólnikowi wyjaśnień lub udostępnienia dokumentów, jednak tylko w ściśle określonych sytuacjach. Zgodnie z art. przepisem 212 § 2 ksh zarząd Spółki może odmówić wspólnikowi wyjaśnień oraz udostępnienia do wglądu ksiąg i dokumentów spółki, jeżeli istnieje uzasadniona obawa, że wspólnik wykorzysta je w celach sprzecznych z interesem spółki i przez to wyrządzi spółce znaczną szkodę.
Przesłanki te muszą mieć charakter obiektywny. Oznacza to, że zarząd nie może odmówić kontroli, wskazując na ogólne zagrożenie, ale wskazać konkretne podstawy do twierdzenia, że zmaterializuje się scenariusz wykorzystania informacji wbrew interesom spółki i wyrządzenia jej przez to szkody. Sam fakt, że wspólnik jest skonfliktowany z zarządem, to za mało, by odebrać mu prawo do kontroli. Trzeba wykazać związek przyczynowy pomiędzy wykorzystaniem informacji w celach sprzecznych z interesem spółki a możliwą szkodą.
Musi więc istnieć uzasadniona obawa, że wspólnik celowo wykorzysta informacje, by zaszkodzić spółce. Nie wystarczy zatem samo twierdzenie że udostępnienie dokumentów może być dla spółki niekorzystne. Gdyby bowiem w spółce faktycznie występowałyby nieprawidłowości, ich ujawnienie mogłoby pośrednio godzić w interes spółki lub zarządu ale nie powinno samo w sobie uzasadniać odmowy kontroli. Odmowa może być natomiast uzasadniona np. wtedy, gdy istnieje ryzyko udostępnienia tajemnic konkurentowi spółki, z którym wspólnik jest powiązany, albo wykorzystania wrażliwych informacji do wywarcia presji na spółkę lub złożenia zawiadomienia do organów publicznych. Znaczenie mogą mieć również wcześniejsze zachowania wspólnika świadczące o nielojalnością wobec spółki lub wobec innych swoich partnerów lub obiektywna ocena, że nie zapewni on należytej ochrony uzyskanych informacji. Ocena, która okoliczność jest uzasadniona, należy do zarządu, co w praktyce daje mu pewną przewagę nad wspólnikiem domagającym się kontroli.
Zarząd nie może jednak faktycznie uniemożliwiać wykonywania prawa do kontroli, np. poprzez bezzasadne wyznaczanie odległego miejsca kontroli, udostępnianie jedynie część ksiąg i dokumentów, czy żądanie wygórowanych opłat za wgląd do ksiąg i dokumentów.
Warto także wskazać, że przepis art. 212 § 2 ksh nie wyczerpuje wszystkich możliwych podstaw odmowy wykonania prawa kontroli. W uzasadnionych przypadkach zarząd może powołać się na nadużycie prawa (przepis art. 5 Kodeksu cywilnego), np. gdy wspólnik korzysta z prawa do informacji w celu szykanowania zarządu albo zakłócenia normalnego toku wykonywania obowiązków jego członków.
Decyzja zarządu o odmowie prawa kontroli lub braku tej odmowy powinna być dokładnie przemyślana. Błędna decyzja może bowiem wiązać się z konsekwencjami. Jeśli zarząd nie odmówi prawa kontroli, pomimo posiadania informacji o istnieniu przyczyny do odmowy określonej w przepisie art. 212 § 2 ksh, naraża się na odpowiedzialność odszkodowawczą wobec spółki. Natomiast jeżeli zarząd odmówi wspólnikowi prawa do kontroli bezpodstawnie, może narazić się na odpowiedzialność odszkodowawczą wobec wspólnika na zasadach ogólnych, zgodnie z przepisem art. 300 ksh. Ponadto, członkowie zarządu mogą również ponieść odpowiedzialność organizacyjną, w postaci odwołania z zarządu lub nieudzielenia absolutorium.
Co zrobić, gdy zarząd odmówi kontroli
Nie da się ukryć, że zwłaszcza w przypadku konfliktu między wspólnikami zarząd może utrudniać wgląd do dokumentów. Przepisy przewidują jednak mechanizmy ochrony wspólnika.
Zgodnie z przepisem art. 212 § 3 ksh, jeżeli zarząd odmówił wspólnikowi wykonania prawa kontroli powołując się na obawę wykorzysta uzyskanych informacji w celach sprzecznych z interesem spółki, wspólnik może żądać rozstrzygnięcia tej kwestii uchwałą wspólników. W literaturze wskazuje się, że z żądaniem podjęcia uchwały wspólników może zwrócić się każdy wspólnik, któremu zarząd z jakiejkolwiek przyczyny lub bez jej podania odmówił efektywnego wykonania prawa do kontroli. Uchwała powinna być powzięta przez wspólników w terminie miesiąca od dnia zgłoszenia żądania.
Drugim środkiem obrony praw wspólnika, zgodnie z przepisem art. 212 § 4 k.s.h., jest złożenie przez niego wniosku do sądu rejestrowego o zobowiązanie zarządu do udzielenia wyjaśnień lub udostępnienia do wglądu dokumentów bądź ksiąg spółki. Wspólnik może z niego skorzystać dopiero wówczas, gdy wspólnicy w uchwale podtrzymają stanowisko zarządu i odmówią mu realizacji prawa indywidualnej kontroli, lub gdy wspólnicy nie podejmą uchwały w wymaganym terminie. Termin na złożenie tego wniosku to 7 dni od daty odmownej uchwały lub od upływu terminu na jej podjęcie. Zadaniem sądu w takim wypadku – o ile wniosek jest zasadny – jest doprowadzenie do realizacji prawa do kontroli. Może on na przykład określić sposób i zakres wykonywania kontroli, a przede wszystkim zobowiązać zarząd do umożliwienia wspólnikowi jej realizacji (lub oddalić wniosek wspólnika).
Podsumowanie
Prawo kontroli jest podstawowym uprawnieniem wspólnika, pozwalającym na weryfikację działań zarządu i ochronę interesów spółki. Warto pamiętać o jego istnieniu i sposobie jego wykonywania, gdyż pozwala ono na zlikwidowanie nieprawidłowości – nawet popełnionych nieumyślnie – już na wczesnym etapie.
Należy jednak pamiętać o granicach tego uprawnienia. Jego zakres jest określony, a korzystanie z niego nie powinno zaburzać normalnego toku działalności spółki. Nadużywanie prawa kontroli może spotkać się z uzasadnioną odmową.
Kluczowa jest więc nie tylko znajomość przysługujących uprawnień, ale również umiejętność ich właściwego egzekwowania. Brak poszanowania interesu spółki, zarządu oraz pozostałych wspólników może przynieść efekt odwrotny – w postaci ograniczenia dostępu do informacji oraz powstania lub eskalacji konfliktów.
Skuteczne skorzystanie z prawa wspólnika do kontroli wymaga odpowiedniego przygotowania merytorycznego i przemyślanego podejścia. Kancelaria Sobczyńscy i Partnerzy | FSG Prawo posiada bogate doświadczenie w obszarze doradztwa korporacyjnego i sporów wspólników, a nasi eksperci z zespołu prawa spółek i transakcji pomogą Ci wybrać odpowiednie, bezpieczne i skuteczne rozwiązania.
Radosław Grzesiak – aplikant adwokacki
Orest Ochocki – partner/radca prawny
[1] Wyrok SA w Katowicach z 16.12.2005 r., I ACa 1190/05, LEX nr 196064.
[2] np. A. Opalski [w:] A. Opalski (red.), Kodeks spółek handlowych. Tom IIA. Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością. Komentarz. Art. 151–226, wyd. 1, 2018, art. 212, Nb 3.
[3] Wyrok SN z 13.06.2013 r., IV CSK 694/12, Legalis nr 753906.
0 Komentarzy