Spis treści:
- Umowy objęte zakresem przepisów art. 210 ksh
- Forma pełnomocnictwa
- Skutki naruszenia zasad reprezentacji
- Wyjątek od zasady reprezentacji – przepis art. 210 § 2 ksh i jednoosobowa spółka z o.o.
- Dopuszczalność reprezentacji spółki przez innego członka zarządu
- Reprezentacja spółki przez Radę Nadzorczą
- Możliwość reprezentacji spółki przez inne organy
- Podsumowanie
Zawarcie umowy pomiędzy spółką z ograniczoną odpowiedzialnością a jej członkiem zarządu może na pierwszy rzut oka wydawać się prostym procesem. W praktyce budzi jednak wątpliwości i kontrowersje, szczególnie w kontekście reprezentacji spółki w takich umowach. Kiedy członek zarządu zawiera umowę z własną spółką, mogą pojawić się pytania o konflikt interesów. Kodeks spółek handlowych (dalej: „ksh”) w przepisach art. 210 § 1 – 3 wskazuje jasne zasady, które mają na celu uniknięcie takich wątpliwości. Niemniej jednak, interpretacja tego przepisu wciąż budzi pewne kontrowersje w doktrynie i orzecznictwie. Z uwagi na dotkliwe sankcje, które mogą być konsekwencją nieprawidłowej reprezentacji podczas takiej czynności, wskazana jest szczególna ostrożność.
W niniejszym artykule przyjrzymy się bliżej przepisom art. 210 ksh, które regulują kwestie reprezentacji spółki przy zawieraniu umowy pomiędzy nią a członkiem zarządu, oraz omówimy różne stanowiska doktryny i orzecznictwa dotyczące tego przepisu.
1. Umowy objęte zakresem przepisów art. 210 ksh
W przypadku zawierania umowy, w której jedną stroną jest spółka z ograniczoną odpowiedzialnością, a drugą członek jej zarządu, istnieją odpowiednie regulacje prawne, które wprost wskazują, kto może reprezentować spółkę w tego typu transakcjach. Interpretacja tych przepisów jest kluczowa dla zrozumienia mechanizmów zabezpieczających przed potencjalnymi konfliktami interesów.
Zgodnie z literalnym brzmieniem przepisów, w przypadku takiej umowy spółkę reprezentuje rada nadzorcza lub pełnomocnik powołany uchwałą zgromadzenia wspólników. Gdy członek zarządu jest stroną w relacji prawnej ze spółką, może to rodzić bowiem ryzyko konfliktu interesów.
Obecnie uważa się, że przepis art. 210 §1 ksh ma zastosowanie do wszystkich umów zawieranych przez spółkę z jej członkami zarządu. Przepis ten obejmuje zarówno umowy związane z pełnioną funkcją w zarządzie – czyli takie, jak na przykład umowa o pracę, umowa zlecenie czy kontrakt menedżerski – jak i wszystkie pozostałe umowy zawierane między członkami zarządu a spółką – na przykład umowy najmu lokalu, pożyczki, czy sprzedaży, które nie muszą pozostawać w jakimkolwiek związku z pełnioną funkcją. Przepis art. 210 §1 ksh nie przewiduje wyjątków od tej zasady, obejmuje również wszystkie czynności, które prowadzą do zmiany lub wygaśnięcia stosunku umownego pomiędzy członkiem zarządu a spółką, w tym czynności jednostronne, takie jak odstąpienie od umowy lub jej wypowiedzenie[1].
Zakres przedmiotowy przepisu art. 210 § 1 ksh obejmuje również szeroko rozumiane spory. Jak wskazał Sąd Najwyższy, pod pojęciem „sporu”, o którym mowa w tym przepisie, należy rozumieć wszelkie postępowania sądowe, zarówno procesowe jak i nieprocesowe. W przypadku postępowania procesowego, mowa tu o sytuacji, w której spółka i członek jej zarządu występują po przeciwnych stronach lub występują wobec siebie w innych relacjach, które mogą prowadzić do konfliktu. W tym przypadku nie jest konieczne wystąpienie rzeczywistej sprzeczności interesów, lecz wystarczająca jest potencjalna kolizja[2]. Odmiennie w przypadku postępowań nieprocesowych – członek zarządu powinien być pozbawiony prawa reprezentowania spółki, tylko jeśli zachodzi sprzeczność interesów spółki oraz członka zarządu.
2. Forma pełnomocnictwa
Pełnomocnik do reprezentowania spółki w umowie albo sporze z członkiem zarządu może zostać ustanowiony wyłącznie uchwałą zgromadzenia wspólników. Z tego wynika, że pełnomocnik ten, po pierwsze, nie może być wskazany już w samej umowie spółki. Po drugie, nie jest dopuszczalne ustanowienie tego pełnomocnika w trybie przepisu art. 227 § 2, czyli uchwałą wspólników poza zgromadzeniem.
Wspólnicy mają możliwość udzielenia pełnomocnictwa nie tylko do poszczególnej czynności, ale również pełnomocnictwa rodzajowego, które upoważnia do dokonywania określonego rodzaju czynności prawnych. Ze względu na zakres umocowania pełnomocnika wykluczone jest jedynie udzielenie pełnomocnictwa ogólnego.
Należy zauważyć, że przepisy ksh nie przewidują szczególnej formy dla powołania pełnomocnika na podstawie przepisu art. 210 § 1 ksh. Wątpliwości zachodzą jednak, wówczas, gdy pełnomocnik ustanawiany jest do zawarcia z członkiem zarządu umowy, która ma być zawarta w formie szczególnej.
W tej kwestii nie udało się dotychczas wypracować jednolitego stanowiska. W doktrynie przyjmuje się jednak często, że w tym wypadku znajduje zastosowanie przepis art. 99 KC w zw. z art. 2 ksh. Zgodnie z tym przepisem jeżeli do ważności czynności prawnej potrzebna jest szczególna forma, pełnomocnictwo do dokonania czynności prawnej powinno być udzielone w tej samej formie.
Niemniej jednak, odmienne stanowisko wyraził Sąd Najwyższy, który wprost wskazał, że do pełnomocnictwa udzielonego na podstawie przepisu art. 210 § 1 ksh nie mają zastosowania przepisy Kodeksu cywilnego o pełnomocnictwie[3]. Pogląd ten jest dyskusyjny, a przeciwko niemu zostało wystosowane wiele kontrargumentów. Nie zmienia to jednak faktu, iż zdanie Sądu Najwyższego zostało jasno określone, choć jeszcze kilka lat temu było ono całkowicie odmienne – uznające brak odpowiedniej formy pełnomocnictwa za podstawę do unieważnienia umowy[4].
Sąd Najwyższy dokonuje rozróżnienia pomiędzy pełnomocnictwem na gruncie przepisów Kodeksu cywilnego, a umocowaniem, które wynika z uchwały zgromadzenia wspólników. Zgodnie z jego zdaniem, umocowanie pełnomocnika na podstawie art. 210 § 1 ksh nie wynika z oświadczenia woli członków zarządu jako organu powołanego do reprezentowania spółki, lecz z uchwały zgromadzenia wspólników – a więc organu niedysponującego samodzielną kompetencją do reprezentacji. Zdaniem SN, pełnomocnik pełni „niejako funkcję zastępczego zarządcy” w celu wykonania ściśle oznaczonych czynności należących do sfery kompetencyjnej zarządu.
Krytycy stanowiska Sądu Najwyższego wskazują, że odrzucenie stosowania przepisów Kodeksu cywilnego rodzi wiele pytań i wątpliwości, szczególnie dotyczące skutków działania bez umocowania lub z jego przekroczeniem. Źródło umocowania – przez inny organ spółki niż zarząd – nie pozbawia cechy pełnomocnika, ponieważ osoba taka nadal reprezentuje spółkę.
Jak można zatem zauważyć, poglądy w tej kwestii są podzielone i mogą budzić wiele wątpliwości. Z ostrożności, w szczególności w przypadku znaczących transakcji lub czynności prawnych rekomendujemy zachowanie formy szczególnej odpowiedniej dla danej czynności.
Przykładowo: w sytuacji rozporządzenia nieruchomością, rekomenduje się powołanie pełnomocnika na podstawie uchwały zgromadzenia wspólników, zaprotokołowanej w formie aktu notarialnego. Taki sposób postępowania zapewnia pełną zgodność z obowiązującymi przepisami prawa oraz minimalizuje ryzyko wystąpienia jakichkolwiek wątpliwości co do ważności takiego umocowania.
3. Skutki naruszenia zasad reprezentacji
W doktrynie prawa handlowego, jak i orzecznictwie, w tym w orzecznictwie Sądu Najwyższego, panuje jednomyślny pogląd, iż umowa zawarta z naruszeniem zasad reprezentacji określonych w przepisie art. 210 § 1 ksh jest bezwzględnie nieważna.
Nie budzi to większych wątpliwości, jednak rozbieżności pojawiają się w kwestii podstawy tej nieważności. Czasem postuluje się dopuszczenie możliwości potwierdzenia umowy dokonanej przez organ, co prowadzi do wniosku, że umowa jest dotknięta sankcją bezskuteczności zawieszonej. Choć taki pogląd pojawia się w literaturze przedmiotu, nie został on jak dotąd potwierdzony w orzecznictwie.
Odrębnym problemem jest natomiast przekroczenie umocowania. W literaturze przedmiotu, a także częściowo w orzecznictwie, panuje pogląd, że zawarcie umowy z członkiem zarządu bez odpowiedniego umocowania jest czynnością niezupełną, która może być następczo potwierdzona uchwałą wspólników[5].
4. Wyjątek od zasady reprezentacji – przepis art. 210 § 2 ksh i jednoosobowa spółka z o.o.
Jeżeli członek jednoosobowego zarządu jest jedynym wspólnikiem, ustawodawca zgodnie z przepisem art. 210 § 2 ksh odstępuje od przyznania kompetencji do reprezentacji spółki radzie nadzorczej bądź pełnomocnikowi powołanemu uchwałą zgromadzenia wspólników. W takim przypadku interes spółki jest determinowany przez jej jedynego wspólnika, zatem zabezpieczenie w postaci uchwały zgromadzenia wspólników będzie nieskuteczne. Bardzo rzadko spotykanym jest powołanie w spółce jednoosobowej rady nadzorczej, jednak ona również nie będzie mogła reprezentować spółki w takiej czynności.
Mimo wszystko, nadal istnieje potrzeba ochrony osób trzecich, takich jak wierzyciele czy pracownicy, a w konsekwencji samej spółki, przed czynnościami rodzącymi dla niej negatywne następstwa. W związku z tym, ustawodawca nakłada obowiązek zawarcia czynności prawnej w formie aktu notarialnego, a także do zawiadomienia o takiej czynności sądu rejestrowego.
Zwrócić należy uwagę, że przepis ten stosuje się do czynności prawnej, a nie tylko umowy – jak w przypadku reguły ogólnej z przepisu art. 210 § 1 ksh. Zakres zastosowania tego przepisu jest szerszy niż w przypadku reguły ogólnej.
5. Dopuszczalność reprezentacji spółki przez innego członka zarządu
Ustawa nie daje żadnej wskazówki co do tego, kto powinien reprezentować spółkę w sporach czy w umowach z członkiem zarządu – czy rada nadzorcza, czy pełnomocnik. Powinny one być traktowane równorzędnie, jednak prawo rozstrzygnięcia tej kwestii oraz ewentualne pierwszeństwo w powołaniu pełnomocnika powinno zostać przyznane zgromadzeniu wspólników, jako organowi będącemu wyżej w hierarchii korporacyjnej. Tym samym, powołanie pełnomocnika przez wspólników prowadzi do zawieszenia kompetencji rady nadzorczej w tym zakresie. Nie ma jednocześnie przeszkód, by wspólnicy wyznaczyli pełnomocnikiem członka rady, choć jeżeli spółka posiada radę nadzorczą, powoływanie pełnomocnika będzie zazwyczaj zbędne.
Często w praktyce, pierwszym wyborem reprezentanta spółki w takiej umowie byłby inny członek zarządu. Niemniej, w literaturze przedmiotu często pojawia się pogląd, iż takie rozwiązanie nie jest dopuszczalne. Ograniczenie to nie wynika co prawda z brzmienia przepisu, jednak popierający to stanowisko wskazują, że stanowiłoby to jawne obejście przepisu art. 210 § 1 ksh. Regulacja ta bowiem ma wyrażać zakaz reprezentacji spółki przez cały organ, w którego skład wchodzi dany członek zarządu. W konsekwencji zatem wszyscy członkowie tego zarządu są wykluczeni od reprezentacji. Już sam fakt potencjalnego konfliktu interesów powoduje, że nie mogą oni być skutecznymi reprezentantami spółki[6]. Jest to kontynuacja linii orzeczniczej, zgodnie z którą członek zarządu nie może reprezentować spółki w umowie z innym członkiem zarządu[7].
Nie oznacza to jednak, że w tej kwestii stanowisko jest jednoznaczne. Pojawia się także pogląd przeciwny, zgodnie z którym przepis art. 210 § 1 ksh nie zabrania, by pełnomocnikiem był inny członek zarządu. Choć przepis rzeczywiście ogranicza możliwość reprezentacji do rady nadzorczej lub pełnomocnika powołanego uchwałą zgromadzenia wspólników, nie zawiera on bezpośredniego zakazu, który ograniczałby kategorię podmiotów mogących pełnić rolę pełnomocnika. Pełnomocnikiem powołanym uchwałą zgromadzenia wspólników może być także członkiem zarządu, wobec braku wyrażonego wprost zakazu. Potwierdza to orzecznictwo, które podziela pogląd, że przepis nie precyzuje kręgu podmiotów legitymowanych do bycia pełnomocnikiem. Nie ma zatem wprost ograniczeń podmiotowych co do osoby, która może zostać ustanowiona pełnomocnikiem do reprezentacji spółki w umowach i sporach z członkami zarządu. Umocowanie w tym trybie członka zarządu nie jest zatem wykluczone, jednakże należy zawsze badać okoliczności konkretnego przypadku pod kątem ewentualnego konfliktu interesów[8]. Z pewnością jednak nie należy z góry wykluczać takiego rozwiązania.
Argumentem może być fakt, że Sąd Najwyższy wprost stwierdził, że w świetle przepisu art. 210 § 1 ksh dopuszczalne jest umocowanie przez zgromadzenie wspólników członka zarządu spółki z ograniczoną odpowiedzialnością do zawarcia umowy o pracę z innym członkiem zarządu. Ponadto, fakt powołania do reprezentacji spółki pełnomocnika w osobie innego członka zarządu nie stanowi samodzielnej podstawy do stwierdzenia nieważności czynności prawnej w wyniku wadliwego powołania pełnomocnika spółki[9].
Analogicznie, na gruncie tego poglądu pełnomocnikiem spółki może być również prokurent, ponieważ przepis pozostawia swobodę wyboru zgromadzeniu – a skoro dopuszczalne jest umocowanie przez zgromadzenie wspólników członka zarządu spółki z ograniczoną odpowiedzialnością do umowy z innym członkiem zarządu, to za dopuszczalne uznać również należy umocowanie przez zgromadzenie wspólników prokurenta do zawarcia umowy o pracę z członkiem zarządu[10].
Wobec powyższego, niezasadnym byłoby przyjęcie poglądu o bezwzględnym zakazie ustanowienia pełnomocnikiem członka zarządu w trybie przepisu art. 210 § 1 ksh.
Zgodnie z interpretacją przepisów, popartą orzecznictwem Sądu Najwyższego, dopuszczalne jest, by inny członek zarządu (niż z którym spółka zawiera umowę) mógł pełnić rolę pełnomocnika powołanego uchwałą zgromadzenia wspólników – pod warunkiem braku kolizji interesów. Takie rozwiązanie jest zatem możliwe do zastosowania w praktyce, wymaga jednak gruntownej i rzetelnej analizy potencjalnych konsekwencji.
6. Reprezentacja spółki przez Radę Nadzorczą
Poza pełnomocnikiem powołanym uchwałą zgromadzenia wspólników, przepis art. 210 § 1 ksh wprost przyznaje kompetencję reprezentacji spółki w umowach i sporach z członkami zarządu również radzie nadzorczej.
Z literalnego brzmienia tego przepisu wynika, że rada nadzorcza, realizując to uprawnienie, działa in corpore, tj. w pełnym składzie, a więc wymagane jest złożenie oświadczenia woli przez cały organ – wszystkich członków rady nadzorczej.
Dopuszczalne jest również rozwiązanie w którym rada nadzorcza, działając jako organ kolegialny, podejmuje uchwałę w przedmiocie akceptacji umowy z jednoczesnym upoważnieniem danego członka rady nadzorczej do podpisania umowy z członkiem zarządu. Rozwiązanie takie pozwala na działanie przez wyznaczonego członka lub członków rady nadzorczej – bez konieczności składania oświadczenia woli przez cały organ (wszystkich członków rady nadzorczej).
Takie też stanowisko przyjął Sąd Najwyższy[11], argumentując, że ze względu na praktyczne trudności w reprezentowaniu spółki przez radę nadzorczą działającą w pełnym składzie, orzecznictwo uznało, że wymóg reprezentowania spółki przez radę nadzorczą jest spełniony także wtedy, gdy działająca kolegialnie rada nadzorcza podjęła uchwałę, w której wyraziła zgodę na dokonanie określonej, objętej hipotezą tego przepisu czynności, i ustaliła treść tej czynności, a samo, odpowiadające dokładnie uchwale, oświadczenie potrzebne do jej dokonania złożył upoważniony do tego członek rady nadzorczej. Członek rady nadzorczej upoważniony do podpisania umowy z członkiem zarządu wykonuje po prostu uchwałę rady nadzorczej i „przenosi” w charakterze „posłańca” wyrażone w uchwale oświadczenie woli. Podstawę takiego upoważnienia stanowi przede wszystkim uchwała rady nadzorczej.
7. Możliwość reprezentacji spółki przez inne organy
Przepis art. 210 ksh ma charakter bezwzględnie obowiązujący, co oznacza, że w umowie zawieranej przez spółkę z członkiem zarządu reprezentować ją mogą wyłącznie osoby i organy wskazane w tym przepisie. Rozszerzająca wykładnia, dopuszczająca wyjątki od zasady reprezentacji, jest uznawana za niedopuszczalną.
Mimo to pojawiają się jednak odmienne opinie. Jedną z najpopularniejszych jest ta, zgodnie z którą zgromadzenie wspólników może bezpośrednio reprezentować spółkę przy zawieraniu umowy z członkiem zarządu, ponieważ pełnomocnik powołany przez zgromadzenie może to zrobić. Takie stanowisko znalazło nawet incydentalne poparcie w orzecznictwie Sądu Najwyższego, które wskazuje, że skoro uprawnienie do reprezentowania spółki mogą uzyskać pełnomocnicy powołani przez wspólników, to nie powinno budzić wątpliwości, że sami wspólnicy mogą w odpowiedniej do tego formie (uchwale) skutecznie bezpośrednio reprezentować spółkę.
Jest to jednak pogląd odosobniony. Ugruntowana linia orzecznicza wskazuje, że reprezentację spółki mogą sprawować wyłącznie rada nadzorcza lub pełnomocnik powołany uchwałą zgromadzenia wspólników, a umowa zawarta z członkiem zarządu przez zgromadzenie wspólników jest nieważna.
Wobec powyższego, znacznie bezpieczniejszym rozwiązaniem będzie podjęcie przez zgromadzenie wspólników uchwały o powołaniu pełnomocnika, zamiast uchwały o zawarciu umowy z członkiem zarządu.
8. Podsumowanie
Reasumując, zgodnie z przepisem art. 210 § 1 ksh, w umowach pomiędzy spółką z ograniczoną odpowiedzialnością a członkiem jej zarządu, spółkę może reprezentować wyłącznie rada nadzorcza lub pełnomocnik powołany uchwałą zgromadzenia wspólników. Przepis ten ma charakter bezwzględnie obowiązujący i obejmuje wszystkie umowy lub odpowiednio czynności prawne, niezależnie od ich związku z pełnioną funkcją, a także spory.
Aby zapewnić ważność takich czynności oraz uniknąć ryzyka ich nieważności, kluczowe jest zachowanie odpowiedniego trybu reprezentacji oraz, w razie potrzeby, zachowanie szczególnej formy prawnej. Prawidłowa interpretacja i ostrożne stosowanie przepisu art. 210 ksh stanowi istotny element zabezpieczenia interesów spółki i jej organów. Z uwagi na dotkliwe sankcje, rekomendujemy podjęcie przemyślanej decyzji, ponieważ naruszenie zasad reprezentacji może prowadzić do nieważności umowy.
W razie jakichkolwiek dalszych pytań oraz wątpliwości zachęcamy do kontaktu z ekspertami Zespołu Prawa Spółek i Transakcji kancelarii Sobczyńscy i Partnerzy | FSG Prawo.
Kancelaria Sobczyńscy i Partnerzy | FSG Prawo posiada bogate doświadczenie w obszarze doradztwa korporacyjnego. Nasi eksperci z zespołu prawa spółek i transakcji pomogą Ci wybrać odpowiednie, bezpieczne i skuteczne rozwiązania.
Radosław Grzesiak – aplikant adwokacki
Orest Ochocki – partner/radca prawny
[1] Wyrok Sądu Najwyższego – Izba Cywilna z dnia 18 sierpnia 2005 r., V CK 104/05.
[2] Postanowienie Sądu Najwyższego – Izba Pracy, Ubezpieczeń Społecznych i Spraw Publicznych z dnia 5 października 2011 r. II UZP 9/11.
[3] Wyrok Sądu Najwyższego – Izba Cywilna z dnia 15 czerwca 2012 r. II CSK 217/11.
[4] Wyrok Sądu Najwyższego – Izba Cywilna z dnia 23 marca 1999 r. II CKN 24/98
[5] Wyrok Sądu Najwyższego – Izba Pracy, Ubezpieczeń Społecznych i Spraw Publicznych z dnia 13 listopada 2013 r. I PK 94/13.
[6] Postanowienie SN z 5.10.2011 r., II UZP 9/11, OSNP 2012, nr 21-22, poz. 273.
[7] Wyrok SN z 28.06.2012 r., II PK 290/11, LEX nr 1235830.
[8] Wyrok SA w Lublinie z 8.08.2018 r., III AUa 98/18, LEX nr 2570409.
[9] Wyrok Sądu Najwyższego – Izba Cywilna z dnia 22 lutego 2023 r. II CSKP 785/22
[10] Wyrok SA w Białymstoku z 1.07.2015 r., III AUa 1520/14, LEX nr 1781858.
[11] Wyrok Sądu Najwyższego – Izba Cywilna z dnia 22 marca 2012 r. V CSK 84/11
zobacz także:
Kiedy członek zarządu ma prawo reprezentować spółkę – mandat a kadencja
0 Komentarzy