Likwidacja sp. z o.o. – zakończenie likwidacji oraz wykreślenie spółki z KRS

W poprzednich częściach cyklu poświęconego likwidacji spółki z ograniczoną odpowiedzialnością (dalej: spółka) omówiliśmy przyczyn jej rozwiązania, otwarcia i przebiegu postępowania likwidacyjnego, mechanizmów ochrony wierzycieli, zasad podziału majątku między wspólników oraz statusu prawnego likwidatorów.

Ostatnią część cyklu poświęcamy zakończeniu postępowania likwidacyjnego oraz wykreśleniu spółki z rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego.

Na wstępie należy wyraźnie rozróżnić dwie kwestie, które w praktyce bywają ze sobą utożsamiane. Zakończenie likwidacji następuje z chwilą wykonania wszystkich czynności likwidacyjnych i ma charakter faktyczny. Natomiast wykreślenie spółki z rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego następuje dopiero z chwilą uprawomocnienia się postanowienia w tym przedmiocie wydanego przez sąd rejestrowy.

Spis treści:

1. Wprowadzenie
2. Moment zakończenia likwidacji
3. Sprawozdanie likwidacyjne i sprawozdanie finansowe
4. Zgromadzenie wspólników kończące likwidację
5. Ogłoszenie sprawozdania i czynności końcowe
6. Przechowywanie ksiąg i dokumentów spółki
7. Wniosek o wykreślenie spółki z KRS
8. Skutki wykreślenia spółki
9. Schemat (harmonogram) likwidacji
10. Aspekty praktyczne
11. Podsumowanie

Moment zakończenia likwidacji

Zakończenie likwidacji nie jest zdarzeniem formalnym, lecz stanowi konsekwencję faktycznego zamknięcia wszystkich spraw spółki. W świetle przepisu art. 282 § 1 Kodeksu spółek handlowych (dalej: ksh) oznacza to w szczególności:

• zakończenie interesów bieżących spółki,
• wykonanie zobowiązań lub ich zabezpieczenie,
• ściągnięcie wierzytelności,
• upłynnienie majątku spółki.

O zakończeniu likwidacji sensu stricto można mówić dopiero wówczas, gdy wszystkie czynności likwidacyjne zostaną wykonane, a majątek spółki w całości rozdysponowany – w szczególności podzielony między wspólników albo, w odpowiednich przypadkach, złożony do depozytu. Co do zasady na tym etapie nie powinny się również toczyć żadne postępowania sądowe, administracyjne czy egzekucyjne z udziałem spółki – ich istnienie co do zasady wyklucza możliwość uznania likwidacji za zakończoną.

W orzecznictwie Sądu Najwyższego dopuszcza się jednak możliwość wykreślenia z rejestru spółki, która nie posiada już majątku, nawet jeżeli nie wszystkie jej zobowiązania zostały zaspokojone. Może to dotyczyć również sytuacji, w której formalnie nie zakończono wszystkich postępowań, ale ich dalsze kontynuowanie nie mogłoby doprowadzić do zaspokojenia wierzycieli z majątku spółki. Zastosowanie tego wyjątku nie jest jednak oczywiste i każdorazowo wymaga analizy okoliczności konkretnej sprawy oraz uwzględnienia właściwego orzecznictwa.

Sprawozdanie likwidacyjne i sprawozdanie finansowe

Kluczowym elementem końcowego etapu likwidacji jest sprawozdanie likwidacyjne, o którym mowa w przepisie art. 288 § 1 ksh. Należy podkreślić, że nie jest to sprawozdanie sporządzane na dzień zakończenia likwidacji, lecz na dzień poprzedzający moment, w którym możliwy jest podział majątku między wspólników.

Jego funkcją jest przedstawienie rzeczywistego stanu majątku przeznaczonego do podziału. Powinno zatem odzwierciedlać wartość tzw. nadwyżki likwidacyjnej na moment, w którym spełnione zostały przesłanki z przepisu art. 286 § 1 ksh.

Niezależnie od sprawozdania likwidacyjnego ustawa o rachunkowości przewiduje obowiązek sporządzania sprawozdania finansowego na dzień zakończenia likwidacji. Ma ono odmienny charakter – stanowi zamknięcie ksiąg rachunkowych i dokumentuje ostateczny stan majątkowy spółki po zakończeniu wszystkich czynności.

Należy również pamiętać o prawidłowym zamknięciu wcześniejszych lat obrotowych oraz zatwierdzeniu sprawozdań finansowych za te okresy. Niedopełnienie tych obowiązków może uniemożliwić skuteczne zakończenie likwidacji.

Zgromadzenie wspólników kończące likwidację

Po zakończeniu czynności likwidacyjnych likwidatorzy zwołują zgromadzenie wspólników spółki, którego celem jest formalne rozliczenie procesu likwidacji. W praktyce przedmiotem obrad są w szczególności uchwały w sprawie:

• zatwierdzenia sprawozdania likwidacyjnego,
• rozpatrzenia i zatwierdzenia sprawozdania finansowego sporządzonego na dzień zakończenia likwidacji,
• udzielenia absolutorium likwidatorom,
• wskazania osoby, której zostaną oddane na przechowanie księgi i dokumenty spółki
• stwierdzenia zakończenia likwidacji.

Choć przepisy nie przewidują wprost obowiązku zatwierdzenia przez zgromadzenie wspólników sprawozdania finansowego sporządzonego na dzień zakończenia likwidacji, podjęcie uchwały w tym przedmiocie należy uznać za rozwiązanie prawidłowe i zgodne z praktyką obrotu.

Warto również zaznaczyć, że odmowa udzielenia absolutorium likwidatorowi nie stanowi przeszkody do zakończenia likwidacji ani złożenia wniosku o wykreślenie spółki do rejestru przedsiębiorców, choć może mieć znaczenie dla ewentualnej odpowiedzialności tych osób.

Ogłoszenie sprawozdania i czynności końcowe

Po zatwierdzeniu sprawozdania likwidacyjnego likwidatorzy są zobowiązani do ogłoszenia go w siedzibie spółki (art. 288 § 1 ksh). Obowiązek ten należy rozumieć jako udostępnienie dokumentu wspólnikom w miejscu, w którym prowadzone są sprawy spółki. Na tym etapie likwidatorzy przygotowują również dokumentację do złożenia wniosku do KRS. W praktyce obejmuje to m.in. sporządzenie oświadczeń potwierdzających:

• zakończenie wszystkich spraw spółki,
• brak toczących się postępowań,
• zaspokojenie lub zabezpieczenie wierzycieli,
• sporządzenie i ogłoszenie sprawozdania likwidacyjnego.

Przechowywanie ksiąg i dokumentów spółki

Zgodnie z art. 288 § 3 ksh księgi i dokumenty rozwiązanej spółki powinny zostać przekazane na przechowanie osobie wskazanej w umowie spółki lub uchwale wspólników. Jeżeli przechowawca nie został wskazany, wyznacza go sąd rejestrowy.

Obowiązek ten obejmuje również zapewnienie środków na przechowywanie dokumentacji. Poszczególne kategorie dokumentów podlegają przy tym różnym okresom przechowywania, w szczególności::

• dokumentacja księgowa (np. faktury) – co do zasady 5 lat (przepisy podatkowe),
• sprawozdania finansowe i księgi rachunkowe – co najmniej 5 lat (przepisy ustawy o rachunkowości),
• akta pracownicze – co do zasady 10 lub 50 lat (w zależności od okresu zatrudnienia – przepisy prawa pracy oraz ubezpieczeń społecznych).

W przypadku braku możliwości zapewnienia przechowywania dokumentacji pracowniczej, zastosowanie znajdują przepisy dotyczące narodowego zasobu archiwalnego – dokumentacja ta może zostać przekazana do właściwego archiwum państwowego.

Z praktycznego punktu widzenia osoba przechowawcy powinna zostać wskazana jeszcze przed złożeniem wniosku o wykreślenie spółki, ponieważ brak przechowawcy dokumentacji może istotnie utrudnić zakończenie procedury.

Dostęp do dokumentów po zakończeniu likwidacji wymaga co do zasady upoważnienia sądu rejestrowego (art. 288 § 4 ksh). Uprawnienie do przeglądania ksiąg i dokumentów przysługuje wspólnikom oraz osobom mającym w tym interes prawny.

Wniosek o wykreślenie spółki z KRS

Po zakończeniu likwidacji likwidatorzy składają do sądu rejestrowego wniosek o wykreślenie spółki z rejestru przedsiębiorców KRS. Wniosek składa się elektronicznie za pośrednictwem Portalu Rejestrów Sądowych. Powinien on zostać podpisany zgodnie z zasadami reprezentacji bądź przez pełnomocnika. Do wniosku dołącza się w szczególności:

• sprawozdanie likwidacyjne oraz uchwałę o jego zatwierdzeniu,
• uchwałę o zakończeniu likwidacji oraz inne dokumenty potwierdzające zakończenie postępowania likwidacyjnego,
• wskazanie przechowawcy dokumentów,
• stosowne oświadczenia likwidatora/likwidatorów (zgodnie z praktyką sądów rejestrowych),
• potwierdzenie uiszczenia opłaty sądowej od wniosku wynoszącej 300 zł,
• w przypadku składania wniosku przez pełnomocnika również potwierdzenie uiszczenia opłaty skarbowej w kwocie 17 zł wraz z pełnomocnictwem.

Skutki wykreślenia spółki

Zgodnie z przepisem art. 272 ksh rozwiązanie spółki następuje po przeprowadzeniu likwidacji, z chwilą wykreślenia spółki z rejestru. Należy jednak zaznaczyć, że wykreślenie spółki z KRS wywołuje skutki prawne dopiero z chwilą uprawomocnienia się postanowienia sądu rejestrowego. Wynika to z przepisu art. 694⁵ § 2 kpc, zgodnie z którym postanowienia o wpisie są co do zasady skuteczne i wykonalne z chwilą ich wydania, z wyjątkiem postanowień dotyczących wykreślenia podmiotu z KRS.

Postanowienie o wykreśleniu może zostać zaskarżone. W przypadku postanowienia wydanego przez referendarza sądowego termin na wniesienie skargi wynosi 7 dni od dnia doręczenia postanowienia. Jeżeli w tym terminie skarga nie zostanie wniesiona, postanowienie staje się prawomocne po upływie terminu do jego zaskarżenia. W przypadku wniesienia skargi dalszy tok sprawy zależy natomiast od jej rozpoznania przez sąd.

W praktyce oznacza to, że samo pojawienie się informacji o wykreśleniu spółki w KRS nie zawsze oznacza jeszcze definitywne zakończenie jej bytu prawnego. Jeżeli przy wpisie widnieje wzmianka o nieprawomocności, postanowienie o wykreśleniu nie jest jeszcze prawomocne. Dopiero z chwilą jego uprawomocnienia spółka traci osobowość prawną i ostatecznie ustaje jej byt prawny.

Schemat (harmonogram) likwidacji

Dla uporządkowania przebiegu całego procesu można wskazać jego przykładową sekwencję:

1. podjęcie uchwały o rozwiązaniu spółki,
2. zgłoszenie otwarcia likwidacji do Krajowego Rejestru Sądowego,
3. ogłoszenie w Monitorze Sądowym i Gospodarczym,
4. sporządzenie bilansu otwarcia likwidacji,
5. przeprowadzenie czynności likwidacyjnych określonych w art. 282 ksh, obejmujących zakończenie bieżących interesów spółki, ściągnięcie wierzytelności, wykonanie zobowiązań oraz upłynnienie jej majątku,
6. sporządzenie sprawozdania likwidacyjnego,
7. podział majątku po spełnieniu przesłanek z przepisu art. 286 § 1 ksh, tj. po zaspokojeniu lub zabezpieczeniu wierzycieli oraz po upływie 6 miesięcy od daty ogłoszenia o otwarciu likwidacji i wezwaniu wierzycieli,
8. sporządzenie sprawozdania finansowego na dzień zakończenia likwidacji,
9. złożenie wniosku o wykreślenie spółki z Krajowego Rejestru Sądowego.

Aspekty praktyczne

Z praktyki obrotu wynika, że problemy pojawiające się na końcowym etapie likwidacji często nie wynikają z samych przepisów prawa, lecz z niewłaściwego zaplanowania i skoordynowania całego procesu. Szczególnej uwagi wymagają:

• odpowiednio wczesne zakończenie wszystkich postępowań sądowych, administracyjnych i egzekucyjnych z udziałem spółki,, ponieważ nawet sprawa o niewielkim znaczeniu może zablokować wykreślenie spółki z rejestru,
• prawidłowe ustalenie dnia sporządzenia sprawozdania likwidacyjnego, ponieważ jego zbyt późne sporządzenie może zniekształcić obraz majątku,
• wskazanie przechowawcy ksiąg i dokumentów spółki oraz zabezpieczenie środków niezbędnych do ich przechowywania przez wymagany okres,
• skompletowanie dokumentów składanych do KRS.

Dobrze przeprowadzony etap końcowy w praktyce decyduje o tym, czy likwidacja zakończy się sprawnie, czy przeciągnie się o kolejne miesiące z powodów czysto formalnych.

Podsumowanie

Proces likwidacji spółki z ograniczoną odpowiedzialnością, jak pokazaliśmy w całym cyklu, ma uporządkowany i wieloetapowy charakter. Obejmuje zarówno czynności inicjujące likwidację, jak i jej właściwy przebieg, aż po etap końcowy, którego prawidłowe przeprowadzenie jest niezbędne do skutecznego zakończenia bytu prawnego spółki.

Końcowa faza likwidacji służy ostatecznemu rozliczeniu działalności spółki. Wymaga nie tylko faktycznego zakończenia wszystkich jej spraw, lecz także dopełnienia obowiązków formalnych. Należą do nich w szczególności sporządzenie i zatwierdzenie sprawozdania likwidacyjnego, przygotowanie sprawozdania finansowego na dzień zakończenia likwidacji oraz wcześniejszego zamknięcia i zatwierdzenia sprawozdań finansowych za wszystkie poprzednie lata obrotowe.

Dopiero wykonanie wszystkich wymaganych czynności i skompletowanie dokumentacji dla sądu rejestrowego, umożliwia skuteczne złożenie wniosku o wykreślenie spółki.  Natomiast wykreślenie spółki z KRS staje się skuteczne z chwilą uprawomocnienia się postanowienia sądu rejestrowego, a tym samym właśnie wtedy dochodzi do ostatecznego ustania jej bytu prawnego. Z perspektywy praktyki to właśnie staranność na etapie końcowym najczęściej decyduje o tym, czy likwidacja zakończy się sprawnie, czy też ulegnie przedłużeniu z przyczyn formalnych. W przypadku pytań lub chęci omówienia konkretnej sytuacji związanej z zakończeniem procesu likwidacji spółki zapraszamy do kontaktu.

Jędrzej Wiza – konsultant prawny

Orest Ochocki – partner/radca prawny